Email 受け取ったこと知らせる

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Emailを受け取ったこと知らせる表現として次のようなことがあります。

I received the file.
→「例のファイルは受け取りました。」

I received the package yesterday.
→「昨日、荷物を受け取りました。」
yesterday などいつ受けとったのかを伝えたい場合は過去形にします。

I have already received the file.
→「既に例のファイルは受け取りました。」
※現在完了形には “yesterday” など過去のある時点を示す単語はつけません。いつ受け取ったかを述べる場合は過去形にします。

I received the file but I could not open it. Please send it again.
→「ファイルは受け取りましたが、開くことができませんでした。もう一度送ってください。」

Thank you for sending me the contract.
「契約書を送っていただきありがとうございます。」
※感謝と受け取りの確認をこの一文ですることができます。

Thank you for sending me the invoice; however, I still have not received the products.
「請求書を送っていただきありがとうございます。でも、まだ商品を受け取っていません。」
※Thank you for sending me … と始めた場合は、I received … は不要です。

Email 受け取っていない

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Emailで受け取っていないことを知らせるには、次のような表現があります。

I still haven’t received your product.
→「私は御社の製品をまだ受け取っていません。」

I still haven’t received the file.
→「私はそのファイルをまだ受け取っていません。」

I still haven’t received your report.
→「私はあなたのレポートをまだ受け取っていません。」

I still haven’t received information on your product.
→「私は御社の製品についての情報をまだ受け取っていません。」

I still haven’t received ~.
→「私は~をまだ受け取っていません。」

I still haven’t received information on ~.
→「私は~についての情報をまだ受け取っていません。」

I have yet to receive your application.
→「私はあなたから応募書類を受け取っていません。」
We have yet to receive your payment.
→「弊社はあなたからの支払いを受け取っていません。」

 

Email 質問をする

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Emailで質問をするには、次のような表現があります。

I have questions about the software.
→「私はそのソフトについて質問があります。」

Please let me ask some questions about the specifications of the product.
「製品の仕様についていくつか質問させてください。」

Please let me ask some questions about ~.
「~についていくつか質問させてください。」
I’d appreciate it if you could answer the following questions. (とても丁寧)
「以下の質問にお答えいただけるとありがたいです。」

I’d like to know more about the software.
→「私はそのソフトについてもっと知りたいです。」

I am looking forward to finding out more about your research. (前向きな表現)
「あなたの研究について、もっと知ることを楽しみにしています。」
→「あなたの研究について、もっとお聞かせいただくことを楽しみにしています。」

Email 送付をお願いする

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Email で送付をお願いするには、次のような表現があります。

「送ってください。」

Please send me information on the product.
→「例の商品についての情報を送ってください。」

Please send me information on ~.
→「~についての情報を送ってください。」

Please send me more information on ~.
→「~についての情報をもっと送ってください。」

Please send me the file.
→「例のファイルを送ってください。」

Please send me your report as soon as possible.
→「あなたのレポートをできるだけ早く私に送ってください。」

Please send me the invoice by the end of the month.
→「月末までに請求書を送ってください。」

Please send us the presentation file by Wednesday.
→「水曜日までにプレゼンのファイルを送ってください。」

Please remit the application fee by Oct. 1.
→「10月1日までに申込料を振り込んでください。」

Please send us your technical proposal by July 5.
→「技術提案書は7月5日までに送ってください。」

Please send me the itinerary by Jan. 20.
→「旅行日程は1月20日までに送ってください。」

※日付は January 20th, 20th of January などと書くこともできますが、月は省略形、日にちは単に数字を書くだけで問題ありません。

※英語での日付の書き方

Please email me your resume.
→「履歴書をメールで送ってください。」

Please email me your CV with a current photo.
→「最近の写真を付けた履歴書をメールで送ってください。」
Please send the samples to the following address.
「以下の住所にサンプルを送ってください。」

 

Email お礼

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Email を送るなら、お礼を述べることは多いです。

次のような例文があります。

Thank you very much for your email.
→「Eメールありがとうございました。」

Thank you very much for your help.
→「助けてくださりありがとうございました。」

Thank you very much for sending me the presentation file.
→「プレゼンのファイルを送って頂きありがとうございました。」

Thank you very much for sending me the book.
→「本を送ってくださりありがとうございました。」

Thank you very much for helping me on the project.
→「例のプロジェクトで私を助けてくださりありがとうございました。」

Thank you very much for ~
→「~ありがとうございました。」

Thank you for sending me the presentation file.
→「プレゼンテーションのファイルを送っていただきありがとうございます。」
※Thank you for sending me … とすることで、送信してくれたことに対する感謝と、受信確認の両方を伝えることができます。

I really appreciate your looking over my report.
→「あなたが私のレポートをチェックしてくれたことに本当に感謝します。」

We really appreciate your help.
→「あなたの援助に本当に感謝します。」

お礼の文章の書き方の基本は2通りあります。

1. Thank you for ◯◯.
◯◯をありがとうございます。

2. I appreciate for your ◯◯.
◯◯に感謝します。

それでは、上記の2つをテンプレートとして応用してみましょう。

1の応用:

Thank you for your understanding.
ご理解ありがとうございます。

Thank you in advance for your help.
ご協力ありがとうございます。

Thank you very much for inviting us to your annual party.
あなたの例年のパーティに招待してくださり、ありがとうございます。

2の応用:

I appreciate for your hard work.
あなたの努力に感謝します。

I appreciate for your kindness.
あなたの優しさに感謝します。

I appreciate for letting me know.
私に伝えてくださり、感謝しております。

 

Email ファイル

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Emailを書き始めたら、添付ファイルをおくらなければいけないことが多いです。

次のような例文があります。

Attached is a report on the new product.
→「新商品のレポートを添付しました。」

Attached please find specifications for the PMI project.
→「PMIプロジェクトの仕様書を添付しました。」

Please find attached the revised estimate for repairing the control unit.
→「更新したコントロールユニットの見積もりを添付いたしました。」

I have attached a new catalog of our latest products.
→「弊社の最新の製品のカタログを添付しました。」

Attached to this email, please find the revised contract.
「更新した契約書を添付いたしましたので、ご覧ください。」

Attached is ~.
I have attached ~.
→「~を添付しました。」
☆いろいろな表現がありますが、どれを使っても問題ありません。

※似た表現に Enclosed is ~. 「~を同封しました」があります。
I have enclosed ~.
→「~を同封しました。」

Please find the attached document.
→ 「添付ファイルをご確認ください」

資料やファイルが添付されたメールを送る場合に、一般的によく使われるお決まりフレーズ。「添付」は英語で「Attachment」です。

◎「〜を添付しました」と表現する場合は、
I have attached ________.
Attached is ________.

 

 

Email  メールの目的

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メールを書き始めたら、メールの目的を説明しなければいけません。

そのような時には、次のような例文があります。

The reason why I am writing this email to you is I’d like to ask some questions about ~.
→「私がこのEメールを書いた理由は~についていくつか質問をしたいからです。」

The reason why I am writing this email to you is I’d like to ~.
→「私がこのEメールを書いた理由は~をしたいからです。」※

I am writing this email because I’d like to ~.
→「私は~がしたいのでこのEメールを書いています。」

I am emailing you because I’d like to ~.
→「私は~がしたいのでEメールします。」
☆うまく書き出せない場合はとにかく※のように書き出してみてください。このように書き初め、下書きが書けたら、より良い書き出し文を考えてみると良いです。

The reason I am writing this e-mail to you is because I would like to know your availability for next week to schedule a meeting.
ミーティングを設定するために来週のご都合を伺いたく、メールさせていただきました。

The purpose of this e-mail is to ask some questions about your current product.
貴社の現行製品についていくつか質問をしたく、メールさせていただきました。

I am writing this e-mail to follow-up on what we discussed at the meeting.
会議で話した内容のフォローアップについてのメールになります。

Email 冒頭の挨拶

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冒頭の挨拶:

知らない人に初めてメールをする際は、自己紹介や経緯の説明などからメールを始めると良いですが、知り合いにメールをするのに自己紹介は不自然です。何か冒頭に挨拶を入れたいいう場合、以下のような表現を使うことができます。

How are you?
→「お元気ですか?」

How is the ABC project going?
→「ABCプロジェクトはどうですか?」

How is ○○ going?
→「○○はどうですか?」

I hope the ABC project is going well.
→「ABCプロジェクトが、うまくいっていると良いのですが。」
※I hope (that) ~ を日本語にすると、うまくいっていないと心配しているようにも聞こえますが、英語ではニュートラルな響きの表現です。

I hope ○○ is going well.
→「○○が、うまくいっていると良いのですが。」

How are you doing in the new office?
→「あたらしい事務所はどうですか?」

I hope you are doing well in the new environment.
→「新しい環境でうまくやっていると良いのですが。」

I hope you enjoyed the winter holidays.
→「冬の休暇を楽しまれているといいのですが。」
※日本語にするとネガティブな感じに聞こえますが、そのようなニュアンスはなくニュートラルな響きの表現です。

I hope this email will find you well.
→「お元気だといいのですが。/お元気でお過ごしのことと思います。」
※冒頭の文としてよく使われる決まり文句です。find をSVOC形で使っています。

I haven’t seen you for a long time.
「お久しぶりです。/長い間、お会いしていませんね。」
※日本語の「ご無沙汰しております。」のようなフォーマルな印象はないです。

Long time no see.
「お久しぶりです。」
※親しい友人に使う表現です。会話表現としては一般的ですが、もとはブロークンな表現ですので、状況に注意してください。

I am sorry for my delayed reply.
「お返事が遅くなりすみません。」

Email 自己紹介

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自己紹介:

初めての人にメールを書く場合は簡単な自己紹介から始めるほうが良いです。どんな人からのメールか分かったほうが相手も安心できます。基本的に商品の問い合わせなどの時は必要ないですが、自己紹介があると関連する情報をいろいろと送ってくれることもあるかもしれません。

My name is ○○ and I am a researcher at ABC.
→「私の名前は○○です。私はABCの研究者です。」

My name is ○○ and I am in charge of ~ at ABC.
→「私の名前は○○です。私はABCで~の担当をしています。」

My name is ○○ and I work at ABC.
→「私の名前は○○です。私はABCで働いています。」
☆自己紹介にはできるだけどんな職種かを含むほうが良いです。ABC社で働いているというだけでは、どんな仕事をしている人かが分からないからです。

My name is Jane Hayashi and I am sending you my resume.
「私の名前はジェーン・ハヤシです。履歴書を送信いたします。」

I am Jim Momota, an engineer at JKL.
「私はジム・モモタです。JKL の技術者です。」
→ I am と始めることもできます。

I am Dr. King and I specialize in ubiquitous technology.
→「私はキング博士でユビキタス技術の専門家です。」
☆自分に対しても、Dr. を使うことがあります。このように紹介する人に対しては、Dr. をつけて呼ぶようにするとよいです。

http://www.alse-net.com/column/email-reibun.htm

Email 冒頭

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冒頭礼辞:

Dear Mr. Smith, →「スミス殿(男性にたいして)」

Dear Mr. 男性, →「~殿(男性にたいして)」

Dear Ms. Smith, →「スミス殿(女性にたいして)」

Dear Ms. 女性, →「~殿(女性にたいして)」

Dear Sir, →「担当者殿(男性1名を想定)」

Dear Sirs, →「各位(男性複数を想定)」

Dear Madam, →「担当者殿(女性1名を想定)」

Dear Madams, →「各位(女性複数を想定)」

Dear Sir/Madam, →「担当者殿(男性か女性か分からない1名)」

Dear Sirs/Madams, →「各位(男性複数及び/または女性複数を想定)」

Dear customer service, →「カスタマーサービス御中」

Dear sales representative, →「販売担当者殿」
Dear Dr. Hamada, →「浜田博士殿」(PhD の保持者や医師に対し使います。男性も女性も関係なく使います。)

Dear ファーストネーム, →「~さん」
※Dear を省略して、Mr. Smith, などとすることも多いようです。

To whom this may concern, (誰またはどの部署がメールを受け取るかわからない場合など。)
上記以外の冒頭の例:

Hi John,
Lisa,
※ 知っている相手には Hi John, などとメール始めることも多いです。また、Dear をつけずに、John, と始めることもあります。

Yamashita-san,
日本人とのやりときに日本語の san を使う人もいます。苗字を使う場合は性別により Mr. Ms. などを使い分けなくてはならないので、その点 san は男女両方に使えるので便利です。通常のやりとりに使っても問題はないと思われますが、標準的なスタイルになったわけではないです。(辞書によっては -san を紹介しています。)