よく使う英文Eメール

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メールタイトル

私たちは毎日膨大なメールを受信します。その大半はスパムメールですが、そういうメールに限って「お問い合わせの件について」とか「その後の進捗につきまして」といった紛らわしいタイトルが付けられています。

英文Eメールを書く際、間違ってフィルタリングされたりゴミ箱に放り込まれないよう、タイトルにも注意を払わなくてはなりません。

●Regarding your requirement [Ieyasu Tokugawa, EDO Corp,]

タイトル文自体は平凡でも、自分の名前と社名を添えることで先方の見落としやカン違いを防ぐことができます。もちろんフィルタリング対策にもなります。

●Regarding Japan unity project starting next year

プロジェクト名や製品名・型番などの固有名詞を掲げることで相手の意識にとまりやすくなりますし、関係者からのメールであることがわかります。ただしもちろん個人情報や社内機密などを連想させる言葉、メールの内容が第三者に容易に推測されるような言葉はNGです。

 

ビジネス英語のマナー

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言葉を選びましょう
「わかりません」は英語で何というでしょうか。

“I don’t know“が一般的でしょうが、ビジネス英語でこれを安易に使うのは非常に危険です。

“I don’t know“には、「わかりません」の他に「考えるつもりはありません」「興味がありません」「どうでもいいでしょう」というニュアンスがあります。

飛び込み営業に来た人に対して「担当者はいません」「いつ戻られますか?」「I don’t know」と言えば「お引き取りください」という断りの意味です。

しかし大事な取引先に「ミスター田中と会いたい。彼は何時に戻るのかね?」といわれて、「I don’t know」と答えたら相手はカンカンに怒るでしょう。「I’m not sure」あたりが適切です。

省略形は失礼
「I’d like to~」「I Won’t~」「I’m~」など、英語ではよく「’」による省略形を使います。しかし口語ならともかく、公式な文章でこのような省略形は相手を軽んじていることになります。ビジネス英語では「I would like to」「I will not」「I am」と正式の表現を使いましよう。

 

ビジネス英語のマナー

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口先だけで謝るな
日本人は「アメリカ人は謝ったら非を認めることになるので滅多にSorryと言わない」などという誤解をしていますが、実際には結構” I’m sorry.“などの言葉は耳にします。

日本人と違うのは、「社交辞令として謝る文化がない」ということです。

自分が悪いと思っていないのに謝るのは、アメリカ人の目には「口先だけで謝って反省しない失礼な行為」にしか見えません。

英語で謝るときは、表現がどのようなものであれ「本当に悪かった!」と思った時だけにしてください。これはビジネス英語でも同様です。

なお、”I’m sorry“には「残念だ」「お気の毒だが」という意味もあり、むしろ英語ではそちらの使い方の方が多いです。またビジネスシーンで「申し訳ございませんが…」という場合は” I’m afraid“を用いるのが一般的です。

へりくだりは不要
日米のビジネスマナーの基本的な考え方の違いは、相手と自分の上下関係です。日本語は基本的に「自分と身内を相手より下」としてへりくだるのが礼儀正しいとされています。

これに対し、英語では「自分と相手は対等・平等」が大原則。へりくだるという文化はありません。

 

 

例えば日本のビジネス話法では、平社員でも外部の人間に対して「うちの社長がおっしゃっていました」とは言いません。 「弊社の〇〇が申しておりました」が正解です。しかしビジネス英語の場合は「あなたと私は平等。あなたの会社とうちの会社も平等。互いを対等に尊重しま しょう」というのが基本スタンス。だから「御社・弊社」などといった概念はなく、「Your company, Our company」ですし、取引先に対して自社の社員を「Mr.〇〇」と呼びます。「同じ会社に勤めていても、彼という個人を尊重しない理由にはならない」 というのがアメリカ流の考え方です。

日米の商習慣の違い

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ベンチャーマインドの違い
日本でベンチャーを起業する際、資金調達の借り入れには担保を要求されます。

アメリカではビジネスモデルそのものを評価され、見込みがあると判断されれば担保なしでも事業資金が調達できます。債務不履行になっても個人に重いペナルティが課されることはありません。投資家は「100社のうち99社が淘汰されても1社が大成長してくれれば十分ペイする」と考えています。

このような考え方の違いが日本発ベンチャーが成功しにくい原因となっているのですが、海外では「日本人はベンチャースピリットが希薄だ」と認識されているようです。

チャンスが何度でも与えられるアメリカ
世界的に大問題となったサブプライムローンですが、アメリカでは住宅ローンが返済不能に陥った人が家を明け渡せば個人的な債務は残りません。

そして自己破産しても3~5年が経過すればまたクレジットカードをつくり、ローンが利用できるようになります。

そしてアメリカでは簡単にサラリーマンが解雇されますが、日本のように正規労働者と非正規労働者の差別はなく、社会保障は同等に受けられます。「安心して失業できる」というと語弊がありますが、正規雇用にしがみつく必要がなく、日米間の就労意識の大きな隔たりが生じる原因となっています。

アメリカ人がビジネス上の競争を好むのは、競争に敗れてもまたリベンジするチャンスが保証されているからかも知れません。

これからグローバルビジネスが進展する中で、日本型の「敗者に重い罰を」方式は日本企業の国際競争力を大きく阻害する足かせとなる可能性があります。

日米の商習慣の違い

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アメリカ流のホンネとタテマエ
日本のビジネスマンがアメリカ人と接してよく感じるのは「アメリカ人は自分を『いいヤツ』だと思わせることが上手だが、実際はそうとは限らない」ということだそうです。

特に「対面している時はいい人なのに、メールを出すと返事が返ってこない」など、直接コミュニケーションと間接コミュニ ケーションで非常に温度差が違う傾向があります。どうやら人前ではいつも陽気でものわかりがよい人間を『演じなくてはならない』というのがアメリカ文化らしいのです。

アメリカ企業と取引をするためには、日本とはタイプが異なる「アメリカ流のホンネとタテマエ」などの日米の商習慣の違いを理解してゆく必要があるかも知れません。

YesはYes、NoはNo
「アルカイックスマイル」という言葉は、アメリカ人が日本人に対してよく使う表現です。「黙って笑っている」姿に不気味さを感じるというのです。複雑な英語がわからないので、なるべく質問や意見を言わないようにしている日本人はアメリカ人からこのように見られがちです。

Noと言わないから賛成なのか、質問がないからちゃんと理解しているのかと思っていたら、実はそうではなかった。「それならなぜその場でちゃんと言わないんだ!」というのがアメリカの常識です。

 

日本人にありがちなミスや間違い ビジネスマナー編

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酔っぱらう

アメリカ人は体質的に日本人よりアルコールに強いという理由もありますが、基本的に日本以外の国では「とことん酔っぱらって互いの本音をぶちまけあうことで打ち解ける」というコミュニケーション手段はありません。(ロシアなど大量飲酒する習慣がある国でも『いかに大量に飲んでも自分は泥酔しないか』 が美徳です)

そもそも公の場で、酔っぱらうほど酒を飲むのは非常識だと見なされます。

ちなみに、アメリカはもともと身分の上下がありませんから「無礼講」にあたる概念もありません。

ホンネとタテマエ

昔の国際ビジネスでは「日本人にはホンネとタテマエがある」とよく非難されたものですが、本当の意味のホンネとタテマエの使い分けはアメリカ人の方がはるかに上です。

アメリカ人のビジネス上のタテマエというのは「自分は快活かつ魅力的で友好的な好人物である」ということを装うのが義務になっているという点です。

「アメリカ人には好人物が多い」というのは完全な錯覚です。

 

日本人にありがちなミスや間違い ビジネスマナー編

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感情の抑揚がない
英語は、言葉だけで感情を表現する言語ではありません。

いくら言葉で「Great!」と言っても、表情や言葉にそれが現れていなくては嘘だと思われます。

何かを褒める時は目を見開き、ジェスチャーを交え声を1オクターブ高くするぐらいのオーバーアクションを添えて、やっと英語の褒め言葉になるのだと思ってください。

無意味に笑っている
アメリカ人向けに書かれた「日本でのビジネスマナー」の本には「日本人は困惑している時にも笑う」という注意が書かれています。

(何か言わなくては いけないけれど適切な英語が思いつかない)などの理由でニコニコして黙っていることが、どれだけアメリカ人を困らせてきたかよくわかります。

腕組みをする
日本人は考え事をする際、胸の前で腕組みをする習慣があります。

これは、アメリカ人には「敵対の意思表示」と受け止められますので絶対にやめておきましょう。

注意・叱責をする際の注意
外国人の部下に注意や叱責をする場合、その国の文化や習慣を知らないと大きなトラブルの原因になることがよくありますが、アメリカ人の場合はあきらかなミスを指摘して注意している際にも、平気で話の途中で反論をしてきます。

これは決して「自己主張の塊」とか「論理武装」といったことではなく、また反省していないというわけでもなく、「どんなシチュエーションであっても反論すべきことは即時に反論する」というアメリカ人の習慣に従っていることを理解してください。

もちろん、その反論が間違っていれば論理的に説明するべきです。

英語の電話でのシチュエーション

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英語の電話の決まり言葉
Speaking
誰かに電話を取り次いでもらった際「お待たせしました。〇〇です」に該当するのがこの語です。“Yes 〇〇 Speaking”が一番丁寧ですが、相手が「〇〇さんを呼んで」と言っているので電話に出るのは本人に決まっていますから、名前を省略して単 に“Speaking”だけでも構いません。

また、「〇〇さんをお願いします」といわれて「〇〇は私ですが」と答える場合も“Speaking”で通じます。

I’m afraid~
「あいにくですが…」「恐れ入りますが…」に該当するのが” I’m afraid”です。担当者が別の電話に出ていたり、外出中だった場合にこの言葉を使います。

“I’m afraid he’s on another line.”(恐れ入りますが、〇〇は別の電話に出ております)というような使い方です。なお、日本では公的な電話では「彼・彼女」ではなく苗字で呼びますが、英語では代名詞を使います。

Mr Ms
日本では自社の社員のことを役職に関わらず「田中」「山田」などと呼び捨てにするのが常識ですが、英語では冒頭の例のようにMr. ToyotomiなどMrやMsをつけるのが一般的です。組織と個人の関係が日本とは違うことを頭に入れておきしょう。

また、ビジネス英語では女性に対してMrsやMissで呼び分けず、Mrで統一します。

 

 

英語の電話でのシチュエーション

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「いつもお世話に…」は英語で何という?
電話をかける際、日本語の「もしもし」は英語では何というべきでしょうか?

もちろん訳せるわけがありません。英語では、すぐに「Hello,This is…」で会話が始まってしまうからです。

では「いつもお世話になっております」はどうでしょうか。これは本当に世話になっているかどうかとはまったく無関係の、「電話の際の挨拶はこういうもの」という慣習です。

当然こんな習慣は欧米にはありませんから、“I am very grateful to you.”などと言うべきではありません。英語によるビジネス電話は、必要な情報のやりとりだけで無駄なく進行することになっています。一般の英会話とは違った電話独自のマナーを覚えましょう。

翻訳すると素っ気ない
A:Good morning, Osaka Corporation.

B:Hello, this is Ieyasu Tokugawa from the Tokyo office.
May I speak to Mr. Hideyoshi Toyotomi, please?

A:Yes. I’ll put you through to Mr. Toyotomi.

・・・・・・・・・・

C:Yes, Hideyoshi Toyotomi speaking.

上記は、ある会社に電話をかけて担当者に電話をつないでもらう際の典型的な例です。

もしこれが日本人同士だと、

「はい。おはようございます。いつもお世話になっております。海山商事でございます」

「おはようございます。私、鳥川物産の鳩田と申します。いつも大変お世話になっております」

「いいえ、こちらこそお世話になっております」

「恐れ入りますが、磯野部長はご在席でいらっしゃいますでしょうか?」

「はい、ただいまおつなぎいたしますので少々お待ちくださいませ」

………

「はい、大変お待たせいたしました。磯野でございます」

文章にしてみると日本語の形式的な語句の多さにあらためて感心します。英語ではシンプル過ぎて素っ気なく感じるくらいがちょうどよいのですが。

日本とアメリカの取引のカルチャーギャップ

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ベンチャーマインドの違い
日本でベンチャーを起業する際、資金調達の借り入れには担保を要求されます。

アメリカではビジネスモデルそのものを評価され、見込みがあると判断されれば担保なしでも事業資金が調達できます。債務不履行になっても個人に重いペナルティが課されることはありません。投資家は「100社のうち99社が淘汰されても1社が大成長してくれれば十分ペイする」と考えています。

このような考え方の違いが日本発ベンチャーが成功しにくい原因となっているのですが、海外では「日本人はベンチャースピリットが希薄だ」と認識されているようです。

チャンスが何度でも与えられるアメリカ
世界的に大問題となったサブプライムローンですが、アメリカでは住宅ローンが返済不能に陥った人が家を明け渡せば個人的な債務は残りません。

そして自己破産しても3~5年が経過すればまたクレジットカードをつくり、ローンが利用できるようになります。

そしてアメリカでは簡単にサラリーマンが解雇されますが、日本のように正規労働者と非正規労働者の差別はなく、社会保障は同等に受けられます。「安心して失業できる」というと語弊がありますが、正規雇用にしがみつく必要がなく、日米間の就労意識の大きな隔たりが生じる原因となっています。

アメリカ人がビジネス上の競争を好むのは、競争に敗れてもまたリベンジするチャンスが保証されているからかも知れません。

これからグローバルビジネスが進展する中で、日本型の「敗者に重い罰を」方式は日本企業の国際競争力を大きく阻害する足かせとなる可能性があります。