日本人にありがちなミスや間違い ビジネスマナー編

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感情の抑揚がない
英語は、言葉だけで感情を表現する言語ではありません。

いくら言葉で「Great!」と言っても、表情や言葉にそれが現れていなくては嘘だと思われます。

何かを褒める時は目を見開き、ジェスチャーを交え声を1オクターブ高くするぐらいのオーバーアクションを添えて、やっと英語の褒め言葉になるのだと思ってください。

無意味に笑っている
アメリカ人向けに書かれた「日本でのビジネスマナー」の本には「日本人は困惑している時にも笑う」という注意が書かれています。

(何か言わなくては いけないけれど適切な英語が思いつかない)などの理由でニコニコして黙っていることが、どれだけアメリカ人を困らせてきたかよくわかります。

腕組みをする
日本人は考え事をする際、胸の前で腕組みをする習慣があります。

これは、アメリカ人には「敵対の意思表示」と受け止められますので絶対にやめておきましょう。

注意・叱責をする際の注意
外国人の部下に注意や叱責をする場合、その国の文化や習慣を知らないと大きなトラブルの原因になることがよくありますが、アメリカ人の場合はあきらかなミスを指摘して注意している際にも、平気で話の途中で反論をしてきます。

これは決して「自己主張の塊」とか「論理武装」といったことではなく、また反省していないというわけでもなく、「どんなシチュエーションであっても反論すべきことは即時に反論する」というアメリカ人の習慣に従っていることを理解してください。

もちろん、その反論が間違っていれば論理的に説明するべきです。

英語の電話でのシチュエーション

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英語の電話の決まり言葉
Speaking
誰かに電話を取り次いでもらった際「お待たせしました。〇〇です」に該当するのがこの語です。“Yes 〇〇 Speaking”が一番丁寧ですが、相手が「〇〇さんを呼んで」と言っているので電話に出るのは本人に決まっていますから、名前を省略して単 に“Speaking”だけでも構いません。

また、「〇〇さんをお願いします」といわれて「〇〇は私ですが」と答える場合も“Speaking”で通じます。

I’m afraid~
「あいにくですが…」「恐れ入りますが…」に該当するのが” I’m afraid”です。担当者が別の電話に出ていたり、外出中だった場合にこの言葉を使います。

“I’m afraid he’s on another line.”(恐れ入りますが、〇〇は別の電話に出ております)というような使い方です。なお、日本では公的な電話では「彼・彼女」ではなく苗字で呼びますが、英語では代名詞を使います。

Mr Ms
日本では自社の社員のことを役職に関わらず「田中」「山田」などと呼び捨てにするのが常識ですが、英語では冒頭の例のようにMr. ToyotomiなどMrやMsをつけるのが一般的です。組織と個人の関係が日本とは違うことを頭に入れておきしょう。

また、ビジネス英語では女性に対してMrsやMissで呼び分けず、Mrで統一します。

 

 

英語の電話でのシチュエーション

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「いつもお世話に…」は英語で何という?
電話をかける際、日本語の「もしもし」は英語では何というべきでしょうか?

もちろん訳せるわけがありません。英語では、すぐに「Hello,This is…」で会話が始まってしまうからです。

では「いつもお世話になっております」はどうでしょうか。これは本当に世話になっているかどうかとはまったく無関係の、「電話の際の挨拶はこういうもの」という慣習です。

当然こんな習慣は欧米にはありませんから、“I am very grateful to you.”などと言うべきではありません。英語によるビジネス電話は、必要な情報のやりとりだけで無駄なく進行することになっています。一般の英会話とは違った電話独自のマナーを覚えましょう。

翻訳すると素っ気ない
A:Good morning, Osaka Corporation.

B:Hello, this is Ieyasu Tokugawa from the Tokyo office.
May I speak to Mr. Hideyoshi Toyotomi, please?

A:Yes. I’ll put you through to Mr. Toyotomi.

・・・・・・・・・・

C:Yes, Hideyoshi Toyotomi speaking.

上記は、ある会社に電話をかけて担当者に電話をつないでもらう際の典型的な例です。

もしこれが日本人同士だと、

「はい。おはようございます。いつもお世話になっております。海山商事でございます」

「おはようございます。私、鳥川物産の鳩田と申します。いつも大変お世話になっております」

「いいえ、こちらこそお世話になっております」

「恐れ入りますが、磯野部長はご在席でいらっしゃいますでしょうか?」

「はい、ただいまおつなぎいたしますので少々お待ちくださいませ」

………

「はい、大変お待たせいたしました。磯野でございます」

文章にしてみると日本語の形式的な語句の多さにあらためて感心します。英語ではシンプル過ぎて素っ気なく感じるくらいがちょうどよいのですが。

日本とアメリカの取引のカルチャーギャップ

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ベンチャーマインドの違い
日本でベンチャーを起業する際、資金調達の借り入れには担保を要求されます。

アメリカではビジネスモデルそのものを評価され、見込みがあると判断されれば担保なしでも事業資金が調達できます。債務不履行になっても個人に重いペナルティが課されることはありません。投資家は「100社のうち99社が淘汰されても1社が大成長してくれれば十分ペイする」と考えています。

このような考え方の違いが日本発ベンチャーが成功しにくい原因となっているのですが、海外では「日本人はベンチャースピリットが希薄だ」と認識されているようです。

チャンスが何度でも与えられるアメリカ
世界的に大問題となったサブプライムローンですが、アメリカでは住宅ローンが返済不能に陥った人が家を明け渡せば個人的な債務は残りません。

そして自己破産しても3~5年が経過すればまたクレジットカードをつくり、ローンが利用できるようになります。

そしてアメリカでは簡単にサラリーマンが解雇されますが、日本のように正規労働者と非正規労働者の差別はなく、社会保障は同等に受けられます。「安心して失業できる」というと語弊がありますが、正規雇用にしがみつく必要がなく、日米間の就労意識の大きな隔たりが生じる原因となっています。

アメリカ人がビジネス上の競争を好むのは、競争に敗れてもまたリベンジするチャンスが保証されているからかも知れません。

これからグローバルビジネスが進展する中で、日本型の「敗者に重い罰を」方式は日本企業の国際競争力を大きく阻害する足かせとなる可能性があります。

日本とアメリカの取引のカルチャーギャップ

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アメリカ流のホンネとタテマエ
日本のビジネスマンがアメリカ人と接してよく感じるのは「アメリカ人は自分を『いいヤツ』だと思わせることが上手だが、実際はそうとは限らない」ということだそうです。

特に「対面している時はいい人なのに、メールを出すと返事が返ってこない」など、直接コミュニケーションと間接コミュニ ケーションで非常に温度差が違う傾向があります。どうやら人前ではいつも陽気でものわかりがよい人間を『演じなくてはならない』というのがアメリカ文化らしいのです。

アメリカ企業と取引をするためには、日本とはタイプが異なる「アメリカ流のホンネとタテマエ」などの日米の商習慣の違いを理解してゆく必要があるかも知れません。

YesはYes、NoはNo
「アルカイックスマイル」という言葉は、アメリカ人が日本人に対してよく使う表現です。「黙って笑っている」姿に不気味さを感じるというのです。複雑な英語がわからないので、なるべく質問や意見を言わないようにしている日本人はアメリカ人からこのように見られがちです。

Noと言わないから賛成なのか、質問がないからちゃんと理解しているのかと思っていたら、実はそうではなかった。「それならなぜその場でちゃんと言わないんだ!」というのがアメリカの常識です。

英語の履歴書の書き方

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英文履歴書の書き方のルール

英文履歴書は一般的なビジネス英語と異なる独自のルールによって書かれます。次のような点に注意しましょう。

  • aTheといった定冠詞は、社名・商品名などの名称に含まれるもの以外省略
  • I やYouなどの代名詞は省略
  • 文章は動詞で始める
  • 数字は1 2 3…のアラビア数字
  • 書体はTimes New Roman か Arial(英文履歴書は手書きしないのが常識)
  • 紙はしっかり厚みのある上質紙・OA用紙・コピー用紙などを使う

日本では履歴書はコンビニや文具店などにある定型のものに手書きするのが常識ですが、英文履歴書は「当人が一番アピールしたい内容」を中心に構成されるため定型フォームというものがありません。だからこそよけいにルールを忠実に守る必要があります。

なお、日本では「大切な書類は手書き」というのが常識ですが、欧米では「大切な書類だからこそタイプライターで清書する」という通念があり「それが現代のパソコンのワープロソフトによる作成」に受け継がれています。

eResumeについて

アメリカでは上記のような英文履歴書をPDFなどのデータファイルにしてメールに添付したり、あるいはフェイスブックや自分のWebサイトなどからダウンロードできるようにしたりという「eResume」も一般化してきています。

日本ではまだ履歴書をファイル送信するというような文化は定着していませんが、今後はIT業界を中心に急速に普及が進みそうです。

一度しっかりしたものを作成するとずっとキャリアを足しながら使用できますから、今から準備しておくとよいでしょう。

 

英語の履歴書の書き方

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外資系企業では、採用選考に際して英文履歴書(resume)の提出を求められます。

仕事ができない人間だと思われないためにも、英文履歴書の書き方に関してはしっかりとした事前情報をもとに、準備をすすめる必要があります。

日本企業でも履歴書の提出は常識ですから違和感はないと思いますが、問題はresumeの書き方です。日本型の履歴書をそのまま英語にすればよいというわけではなく、スタイルやルールにもいろいろ違いがありますから注意が必要です。

ちなみにresumeはカタカナ語では「レジュメ」「レジメ」などと発音されますが、英語では「レジウム」に近い発音となります。

基本スタイルは3種類
日本の履歴書には基本様式はひとつしかありませんが、英文履歴書には目的別に

Chronological(時系列)…職歴を新しい順に時系列で記載するスタイル
Functional(スキル重視)…自分のスキルを列挙するスタイル
Combination(上記ふたつの複合型)…アピールしたいスキルを最初に強調するスタイル
の3種類があります。

構成要素
英文履歴書は日本でいう履歴書と職務経歴書を兼ね、下記の6つの要素で構成されます。上記の3種のスタイルによって順序が変わり、どの部分を重点的にアピールするかが異なりますが、含まれる要素は共通です。

Contact Information …氏名と連絡先住所
Objective …希望職種
Professional Summary …職歴
Work Experience …アルバイトやインターンなど3以外の経歴
Education …学歴
Skills …スキル

面接 この会社でやりたいことという質問への答え

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解答は章立てをして簡潔に
Why should we hire you? に対しては、自分の美点や長所を箇条書き風に並べて答えていきます。ひとつずつ指で数えてみせるというアピール方法もあるでしょう。

・I’m always punctual, rarely take time off, and always come well-prepared and ready to go.

これは、「私は几帳面で勤勉だ」ということをまとめて畳みかけています。I’m always punctualだけでは弱いので「滅多に休まないしいつでも用意周到、準備万端」と言葉をかぶせてアピールしています。日本語だとちょっと赤面してしまいますね。

・I can grasp the point of the issue quickly

(私は物事の本質を素早くつかめます=カンがよく冴えています)

日本では「地頭がよい」という表現がよく使われますが、英語ではこのような言い方がポピュラーです。同様の意味でI’m a quick learner.(私は学習能力が高い)という言い回しもあります。

・I’m very confident that I can be a success with this company.

(私はこの会社で成功できると完全に確信しています)

confidentはただでさえ強い表現ですが、そこにveryを重ねてさらに強調しています。英語には程度の違う類義語が多く、その中で一番強いボキャブラリーを使った後にさらに強めたい時にはveryを使います。特に口語ではよく見かけます。

英語の自己PRとは要するに選挙演説か商品コマーシャルのようなもの。「遠慮せず徹底的に自分という商品を売り込め」ということに尽きるのです。

 

 

面接 この会社でやりたいことという質問への答え

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この会社でやりたいことは?
一般的な日本企業の面接では、「あなたは当社でどんな仕事をしたいですか?」という質問が必ずありますが、実はアメリカや日本の外資系企業ではあまりこうした質問は一般的ではありません。(ただし後述するような違う形の質問で、結局は同じことを答えることになります)

なお、明確なビジネスプランやビジョン、アイディアがある人はレジュメを提出する際にプランニングシートとして添付しておいた方が確実に検討してもらえます。面接の際にはそれを簡潔かつ魅力的に補足説明しましょう。

なんで雇わなきゃなんないの?
アメリカの企業や日本の外資系企業の採用面接で一番ポピュラーな質問は、

・Why should we hire you?

というものです。

直訳すると「なんであなたを雇わなきゃならないの?」です。

もし日本企業の新卒の面接で面接官からいきなりこう言われたら、泣いて帰ってしまう学生もいるかもしれません。しかしビジネス英語ではこうしたズケズケとした表現がむしろ一般的です。

これを意訳すると「あなたを雇うことによって、当社にどのようなメリットがあるのか説明してください=自己PRをどうぞ」ということです。「論理的に説明できる」ということがポイントですから、ひるまず対応しましょう。

 

面接での志望動機 外資系企業で

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Good morning!
ビジネス英語ではGood morningやGood afternoon、Good eveningを使います。HelloやHiは一般的ではあってもビジネスの場にふさわしくありません。

自己紹介では積極的に売り込む
自分の経歴や成功体験、能力や実績を自己紹介する場合、日本では謙遜するのが一般的ですが、英語では誇りを持って堂々と述べることが大切です。誇大 表現はいけませんが、簡潔明瞭に自信をアピールする必要があります。レジュメに記載していることでも、面接者は「どの程度自信があるのか、自分の口で自己 紹介させてみよう」と考えることが多いようです。

Why do you want this job?
「なぜこの仕事がしたいのか?」「なぜ当社で働きたいのか?」という質問は日本でも必ずされますが、Why do you want this job?やWhy do you want to work in us?という質問にはどう答えるべきでしょうか。

Actually, I have three reasons. Firstly,~

Secondly,~

Finally,~

最初に「なぜなら3つの(いくつかの)理由がある」という宣言をしてから、「まず最初に…」「第2に…」「最後に…」「だから私はこの 仕事がしたい」という明確な結論に帰納しなくてはなりません。面接官は理由だけでなくあなたの「論理的思考」をチェックしています。理由は3つとは限りま せんが、3つ程度が適切でしょう。