外国人が会社を訪れたら

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挨拶から商談までの実践基礎ビジネス英会話
入国管理局の統計によれば平成24年の外国人入国数は917万人。

これは前年比204万人という大幅な伸びで、1年間に来日する外国人が1,000万人を突破するのも秒読み段階となってきています。

一方、日本人の出国者数は1,849万人。

日本人の1割以上が年に1回以上海外に出ていると考えると(実際は何往復もする人が多いのだろうとは思いますが)、いよいよ英語も本格的に必須化してきたと言えるようです。

そこで、もし仮に英語圏の外人(英語が公用語のアジア諸国を含む)がオフィスを訪問してきたら、どのように対応すればよいかについていくつかビジネス英語の例をあげましょう。

英語でのあいさつ
ビジネス英語の自己紹介は、フルネーム+会社名(所属団体名)が基本です。

◆Good afternoon. I’m Ieyasu Tokugawa from Edo Company.

「Good morning」「Good afternoon.」などで始まり、I’m~で自分のフルネームを伝えます。日本人はMy name is~を使いたがりますが、I’m~がスタンダードです。

◆Thank you for taking the time out of you busy schedule to see us.

◇.It’s my pleasure.

「お忙しいところお時間を頂きまして…」「どういたしまして」というやりとりは日本と同様です。互いに名乗り合った後、初対面の同行者がいる場合は相手に紹介しなくてはなりません。

◆This is our section manager, Ms. Sena. (わが社のセクションマネージャーの瀬名です)

◇How do you do?

ビジネス英語ですので、少々格式ばった挨拶が無難でしょう。

なお、社内の人間や身内を紹介する場合はThis is~でサラッと流しますが、社外の人を紹介するとなるとキチンとしたマナーが要求されます。

ビジネス上の基本マナー

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感情の抑揚がない
英語は、言葉だけで感情を表現する言語ではありません。

いくら言葉で「Great!」と言っても、表情や言葉にそれが現れていなくては嘘だと思われます。

何かを褒める時は目を見開き、ジェスチャーを交え声を1オクターブ高くするぐらいのオーバーアクションを添えて、やっと英語の褒め言葉になるのだと思ってください。

無意味に笑っている
アメリカ人向けに書かれた「日本でのビジネスマナー」の本には「日本人は困惑している時にも笑う」という注意が書かれています。

(何か言わなくては いけないけれど適切な英語が思いつかない)などの理由でニコニコして黙っていることが、どれだけアメリカ人を困らせてきたかよくわかります。

腕組みをする
日本人は考え事をする際、胸の前で腕組みをする習慣があります。

これは、アメリカ人には「敵対の意思表示」と受け止められますので絶対にやめておきましょう。

注意・叱責をする際の注意
外国人の部下に注意や叱責をする場合、その国の文化や習慣を知らないと大きなトラブルの原因になることがよくありますが、アメリカ人の場合はあきらかなミスを指摘して注意している際にも、平気で話の途中で反論をしてきます。

これは決して「自己主張の塊」とか「論理武装」といったことではなく、また反省していないというわけでもなく、「どんなシチュエーションであっても反論すべきことは即時に反論する」というアメリカ人の習慣に従っていることを理解してください。

もちろん、その反論が間違っていれば論理的に説明するべきです。

酔っぱらう
アメリカ人は体質的に日本人よりアルコールに強いという理由もありますが、基本的に日本以外の国では「とことん酔っぱらって互いの本音をぶちまけあうことで打ち解ける」というコミュニケーション手段はありません。(ロシアなど大量飲酒する習慣がある国でも『いかに大量に飲んでも自分は泥酔しないか』 が美徳です)

そもそも公の場で、酔っぱらうほど酒を飲むのは非常識だと見なされます。

ちなみに、アメリカはもともと身分の上下がありませんから「無礼講」にあたる概念もありません。

ホンネとタテマエ
昔の国際ビジネスでは「日本人にはホンネとタテマエがある」とよく非難されたものですが、本当の意味のホンネとタテマエの使い分けはアメリカ人の方がはるかに上です。

アメリカ人のビジネス上のタテマエというのは「自分は快活かつ魅力的で友好的な好人物である」ということを装うのが義務になっているという点です。

「アメリカ人には好人物が多い」というのは完全な錯覚です。

英語でのビジネスにおける交渉

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なんとかします
・I don’t see why not. (出来なくはない→なんとかしましょう)

この表現は、「容易ではないけれどあなたの条件を飲みましょう」というニュアンスで使う肯定の意思表示です。

「たぶん何とかなると思います」といっ た無責任な意味ではなく、こう言った後に「本社に問い合わせたらやっぱりダメでした」というようなことでは交渉は決裂すると思ってください。

こういったシーンでの慣用句ですから覚えておくと便利かもしれません。

・We can definitely work out a good per-unit price.(ご満足いただける単価の提示をお約束しますよ)

definitelyはビジネス英語は「確実に=確約する」という重要な意味を持っています。

ただしここではgood per-unit price.(満足できる単価)をwork out(算出)する、つまりはじき出すということしか約束していない点に注目しましょう。

なんら具体的な期日や数字をdefinitelyしてはいません。これが「交渉」です。

 

英語でのビジネスにおける交渉

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価格交渉
価格交渉はビジネスでもっとも基本的な交渉でしょう。いわゆる価格の「もみあい」の課程は日本でも外国でもだいたい同様です。

・We would like you to consider an offer of $500 per unit.(単価500ドルでご検討いただきたいのですが)

・Could you be a bit more flexible on the price?(その値段はもうちょっとどうにかなりませんか?)

a bit moreは「もう少し」の定型句です。日本語で言う「もうちょっとだけ色をつけてください」といったニュアンスであればa little bit moreという表現も使えます。

「それではぜんぜんお話にならない」というような場合にこの表現を使うと相手に「妥協点は近い」と誤解されてしまうので注意してください。

・We are ready to offer a 10% discount if you order 10,000 units instead of 7,000.(1万個発注していただければ10%値引きさせていただきます)

be ready to~ は「~の準備ができている」ですが、交渉の場では「~してくれれば~します」という相手の譲歩を引き出す際の交換条件を提示する慣用句として使われます。

 

英語でのビジネスにおける交渉

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ビジネスでは「交渉」が非常に重要になります。

日本人と欧米人とではビジネス交渉について考え方にかなり大きな開きがあり、スムーズな交渉を行うためには単純に言語の問題だけでなく、互いの文化や価値観、慣習の違いなどをよく理解しておく必要があります。

ここでは英語表現に絞って交渉の場でよく使われるキーフレーズをご紹介しましょう。

私たちの立場・主張はこうです。
・This is our position.

こちらの立場や事情、言い分を述べるときにこう切り出します。

英語による交渉では日本型の「腹芸」は通用せず、「自分はこうだ」という明確な意思表示をした後に相手の言い分を聞き、そこから歩み寄って妥協点を探すのがスタンダードです。

ちなみにアーミテージ米国務副長官のShow the flagという有名なセリフがありますが、これは「お前はどっちの味方なんだ?」「自分の立場をハッキリさせろ」といった意味があります。

交渉の場であまり自分の立場を保留していると、相手が苛立って同様の指摘をしてくることがよくあります。

会議で必見の英会話術

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要点は?と聞きたいときは次のような表現があります。
Get to the point. (要点を言ってください)

日本の会議では、「要するに何が言いたいのですか」「要点をまとめてください」というような発言は目下の相手に使う場合がほとんどです。

そうでない場合はよほどイライラした時や時間がひっ迫している時ぐらいしかこのようなことは言わないでしょう。

しかし英語の会議では、少しでも話が脇にそれたり冗長だったりするとすぐにこのような指摘が入ります。

ビジネス英語による会議は「結論からスタートする」「主張し、それを裏付ける」という合理性を徹底させましょう。

会議を終了します
I think that covers everything. The meeting is closed.(議題は以上です。会議を終了します)

I’d like to thank you all for coming today.(以上で終了です。皆さん、ご出席ありがとうございました)

I’ll be in touch about the date of the next meeting.(次回の会議の日程は追って連絡します)

be in touchは「連絡を取る」「ご連絡します」という定型句です。

会議で必見の英会話術

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次の議題に移りましょうというのは、こんな表現があります。
Has anyone(Have you) any question?(何かご質問は?)

Let’s go on to the next subject.(次の議題に移りましょう。)

「次に進む」はgo on toを使うのが一般的です。次の議題に移る前に参加者に質問の有無を確認するのは日本でもアメリカでも同様です。

質問がある参加者は

I have a question. I don’t understand that part. (質問します。その部分がよくわからないのですが)

などと発言します。

意見を聞かせてください
Has anyone got any comments on that? (その点についてどなたかご意見は?)

Could we hear what Mr. Takeda has to say? (武田さん、ご意見を伺いたいのですが)

会議を活性化させるため、あまり意見が出ない場合議長が誰かを指名して発言を求めるのが一般的です。また、議長以外にも誰かがキーマンに発言を求める際にも上記のように言います。

Couldはとても丁寧な表現なので、会議ではとても有効です。

Can I ?よりフォーマルなのでおすすめです。

 

会議で必見の英会話術

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それ以外では、
get down toは「さぁ、~に取りかかろう」という定型句です。

get down to business
to begin to get serious,
意味: 本腰を入れる 本題に入る

仕事にだけでなく使えるイディオムです。
get down to business 例文
Since every one showed up, let’s get down to business.
皆揃ったから、本題に入ろう。
After three hours of talk they finally got down to business.
3時間話した後、彼らは遂に本題に入った。

というようにつかわれます。

またget down to business.も慣用句として定着しています。英語のbusinessは「ビジネス」以外にも「やらなくてはならないこと」など幅広いニュアンスを持っています。

 

Let’s get down to business.
「意味」さあ本題に入ろう。さあそれでは始めよう。

※よく使われる決まり文句です.

businessという単語は入っていますが,「仕事」以外の状況でも使います.たとえな,仲間が集まってある事について議論を始めたい場合や,先生が授業を始めたい場合などです.

get down to … は,「… に真剣に取り掛かる」という意味があります.

「英会話例文」
All right, everyone. Let’s get down to business. 「はい,みんな.さあ本題に入ろう.」

 

会議で必見の英会話術

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会議で英会話が必要になった時には、こんなことを気をつけましょう!

最近は社内公用語に英語を採用している企業も多く、会議を英語で進行しているところも少なくありません。

そこで、会議でよく使われる典型的なビジネス英会話の文例をご紹介しておきましょう。

会議を始めます
議長:May I have your attention, please? I’d like to get things started.(皆さん、よろしいですか? では会議を始めます)

Let’s get down to business.(さっそく本題に入りましょう)

「アテンションプリーズ」は飛行機でCAが最初に発する言葉ですが、聴衆の注目を集める際に一般でもよく使われる英語です。

I think we should make a start.といった言葉でもよいでしょう。当然この前にはGood morning,everyone.などの挨拶があります。

もちろん、Let’s start to discussion などのように率直にはじめてもOKです!

 

ビジネスビジネス英語や外国人とのコミュニケーションでのタブー

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次のようなことが辞めたい英語場面での事柄です。

酔っぱらう
アメリカ人は体質的に日本人よりアルコールに強いという理由もありますが、基本的に日本以外の国では「とことん酔っぱらって互いの本音をぶちまけあうことで打ち解ける」というコミュニケーション手段はありません。(ロシアなど大量飲酒する習慣がある国でも『いかに大量に飲んでも自分は泥酔しないか』 が美徳です)

そもそも公の場で、酔っぱらうほど酒を飲むのは非常識だと見なされます。

ちなみに、アメリカはもともと身分の上下がありませんから「無礼講」にあたる概念もありません。

ホンネとタテマエ
昔の国際ビジネスでは「日本人にはホンネとタテマエがある」とよく非難されたものですが、本当の意味のホンネとタテマエの使い分けはアメリカ人の方がはるかに上です。

アメリカ人のビジネス上のタテマエというのは「自分は快活かつ魅力的で友好的な好人物である」ということを装うのが義務になっているという点です。

「アメリカ人には好人物が多い」というのは完全な錯覚です。