英文Eメール作成術

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英語の敬語とは?

英語の敬語とは、過去形などを用いることで表現されます。

たとえば”I want to~”ではなく” I would like to〜”を用いるのはその典型例です。他にも”Can you~”が”Could you~”になったりなどの例があります。

ただしビジネス文章によく使われる文章は限られていますので、文例集などでパターンをひとつひとつ覚えてゆけば自然と身に付いてゆきます。

相手に命令しない・義務を強制しない

私たち日本人がついやってしまいがちなミスです。

たとえば” Please send it by Next Monday.”と書けば、一見プリーズもついているし、相手に命令しているわけでも義務を押し付けたつもりもないと思います。

しかし、相手にとってみれ ば「なぜその期日を守る義務を押し付けられなくてはならないのか」と感じてしまいます。このあたりは欧米人と日本人の国民性・民族性の感性の違いとしか言いようがありません。

プリーズがつこうとつくまいと、その後に”send it”と事実上の強制を受けたと受け止められるのです。こういう場合は” Could you please ~?”や” It would be helpful if you could~”、” I would be very happy if you could~”など、「もしよければ~してくださいませんか?」という相手の自由意思を尊重したお願い形式にすれば角が立ちません。

 

英文Eメール作成術

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英文Eメールの基礎注意事項
「英語にも敬語がある」と言われたら、驚く人もいるのではないでしょうか。

もちろん日本語のような謙譲語・謙遜語など特 別の用語があるわけではありません。しかし言い回しにはちゃんと丁寧な言い方・ぞんざいな言い方といった違いがあるのです。

特に企業間などでやりとりされるビジネスメールには、文法の正確さ以前にいろんな注意事項があります。ビジネスマンが最低限知っておきたい英文Eメールの常識と基礎注意事項についてご説明しましょう。

省略形はNG
“I’m~” ” I’d~”といった省略形は、基本的に口語で用いるもので、文語では使いません。

意味は通じますが、日本人がビジネスシーンで相手から「〇〇っすよね?」 などと言われたら「オレをなめてるのか」と感じるように、相手は文章に敬意や誠意が欠けていると感じるかも知れません。

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お願いをする
Please send me information on ~.

Webサイトや会社案内、パンフレットなど一般公開されている以上の詳細情報について知りたい場合、物理的な郵送・ファイル送信などに関わらず上記のような形で相手にお願いをします。サンプルを送ってほしいような場合もこのパターンが使えます。

報告する
I sent you the invoice yesterday.

「昨日、御社(あなた)宛てに請求書を発送しました」

重要な書類・資料の発送は、郵送の場合は相手に対する到着予告報告となりますし、Eメールの場合は着信確認・不着によるトラブル防止の意味を持ちます。いずれにせよこのように別のメールで念のため報告・確認を行う商習慣は日本と同じです。

結びの言葉
Best regards,

日本語の「よろしくお願いいたします」に相当する言葉です。メールでは一般的によく使われますが、まったく面識のない相手にはふさわしくありません。

Very truly yours,

Very respectfully yours,

このふたつはもっともフォーマルで、なおかつ非日常的にならない程度の表現です。

よく使う英文Eメール

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挨拶
Dear Mr Oda,

フォーマルな英文では、冒頭にDearをつけるのが一般的です。一般的にはDearでしょう。”Dear The first sales department“など、人名以外の部署名などにも使えます。

特定の人・部署ではなく「担当者様」など相手が不特定な場合はToを使うこともあります。

お礼の言葉
Thank you for sending me the E-quote.

「見積書を送っていただきありがとうございます。」

Thank you for sending me … はもっとも使用頻度の高い表現です。送信に対する感謝と、自分が受信・確認したことの報告のふたつの重要な意味を備えています。

初めてメールを出す相手には…
The reason why I am writing this email to you is~

知らない人や企業・団体に初めてメールを送る場合、メールを送る理由や目的を最初に明確にしておく必要があります。

たとえば相手の提供しているサービスや商品に対して質問したい場合は、上記の文章に” I’d like to ask some questions about ~“といった文章が続きます。

 

 

よく使う英文Eメール

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メールタイトル

私たちは毎日膨大なメールを受信します。その大半はスパムメールですが、そういうメールに限って「お問い合わせの件について」とか「その後の進捗につきまして」といった紛らわしいタイトルが付けられています。

英文Eメールを書く際、間違ってフィルタリングされたりゴミ箱に放り込まれないよう、タイトルにも注意を払わなくてはなりません。

●Regarding your requirement [Ieyasu Tokugawa, EDO Corp,]

タイトル文自体は平凡でも、自分の名前と社名を添えることで先方の見落としやカン違いを防ぐことができます。もちろんフィルタリング対策にもなります。

●Regarding Japan unity project starting next year

プロジェクト名や製品名・型番などの固有名詞を掲げることで相手の意識にとまりやすくなりますし、関係者からのメールであることがわかります。ただしもちろん個人情報や社内機密などを連想させる言葉、メールの内容が第三者に容易に推測されるような言葉はNGです。

 

ビジネス英語のマナー

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言葉を選びましょう
「わかりません」は英語で何というでしょうか。

“I don’t know“が一般的でしょうが、ビジネス英語でこれを安易に使うのは非常に危険です。

“I don’t know“には、「わかりません」の他に「考えるつもりはありません」「興味がありません」「どうでもいいでしょう」というニュアンスがあります。

飛び込み営業に来た人に対して「担当者はいません」「いつ戻られますか?」「I don’t know」と言えば「お引き取りください」という断りの意味です。

しかし大事な取引先に「ミスター田中と会いたい。彼は何時に戻るのかね?」といわれて、「I don’t know」と答えたら相手はカンカンに怒るでしょう。「I’m not sure」あたりが適切です。

省略形は失礼
「I’d like to~」「I Won’t~」「I’m~」など、英語ではよく「’」による省略形を使います。しかし口語ならともかく、公式な文章でこのような省略形は相手を軽んじていることになります。ビジネス英語では「I would like to」「I will not」「I am」と正式の表現を使いましよう。

 

ビジネス英語のマナー

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口先だけで謝るな
日本人は「アメリカ人は謝ったら非を認めることになるので滅多にSorryと言わない」などという誤解をしていますが、実際には結構” I’m sorry.“などの言葉は耳にします。

日本人と違うのは、「社交辞令として謝る文化がない」ということです。

自分が悪いと思っていないのに謝るのは、アメリカ人の目には「口先だけで謝って反省しない失礼な行為」にしか見えません。

英語で謝るときは、表現がどのようなものであれ「本当に悪かった!」と思った時だけにしてください。これはビジネス英語でも同様です。

なお、”I’m sorry“には「残念だ」「お気の毒だが」という意味もあり、むしろ英語ではそちらの使い方の方が多いです。またビジネスシーンで「申し訳ございませんが…」という場合は” I’m afraid“を用いるのが一般的です。

へりくだりは不要
日米のビジネスマナーの基本的な考え方の違いは、相手と自分の上下関係です。日本語は基本的に「自分と身内を相手より下」としてへりくだるのが礼儀正しいとされています。

これに対し、英語では「自分と相手は対等・平等」が大原則。へりくだるという文化はありません。

 

 

例えば日本のビジネス話法では、平社員でも外部の人間に対して「うちの社長がおっしゃっていました」とは言いません。 「弊社の〇〇が申しておりました」が正解です。しかしビジネス英語の場合は「あなたと私は平等。あなたの会社とうちの会社も平等。互いを対等に尊重しま しょう」というのが基本スタンス。だから「御社・弊社」などといった概念はなく、「Your company, Our company」ですし、取引先に対して自社の社員を「Mr.〇〇」と呼びます。「同じ会社に勤めていても、彼という個人を尊重しない理由にはならない」 というのがアメリカ流の考え方です。

日米の商習慣の違い

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ベンチャーマインドの違い
日本でベンチャーを起業する際、資金調達の借り入れには担保を要求されます。

アメリカではビジネスモデルそのものを評価され、見込みがあると判断されれば担保なしでも事業資金が調達できます。債務不履行になっても個人に重いペナルティが課されることはありません。投資家は「100社のうち99社が淘汰されても1社が大成長してくれれば十分ペイする」と考えています。

このような考え方の違いが日本発ベンチャーが成功しにくい原因となっているのですが、海外では「日本人はベンチャースピリットが希薄だ」と認識されているようです。

チャンスが何度でも与えられるアメリカ
世界的に大問題となったサブプライムローンですが、アメリカでは住宅ローンが返済不能に陥った人が家を明け渡せば個人的な債務は残りません。

そして自己破産しても3~5年が経過すればまたクレジットカードをつくり、ローンが利用できるようになります。

そしてアメリカでは簡単にサラリーマンが解雇されますが、日本のように正規労働者と非正規労働者の差別はなく、社会保障は同等に受けられます。「安心して失業できる」というと語弊がありますが、正規雇用にしがみつく必要がなく、日米間の就労意識の大きな隔たりが生じる原因となっています。

アメリカ人がビジネス上の競争を好むのは、競争に敗れてもまたリベンジするチャンスが保証されているからかも知れません。

これからグローバルビジネスが進展する中で、日本型の「敗者に重い罰を」方式は日本企業の国際競争力を大きく阻害する足かせとなる可能性があります。

日米の商習慣の違い

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アメリカ流のホンネとタテマエ
日本のビジネスマンがアメリカ人と接してよく感じるのは「アメリカ人は自分を『いいヤツ』だと思わせることが上手だが、実際はそうとは限らない」ということだそうです。

特に「対面している時はいい人なのに、メールを出すと返事が返ってこない」など、直接コミュニケーションと間接コミュニ ケーションで非常に温度差が違う傾向があります。どうやら人前ではいつも陽気でものわかりがよい人間を『演じなくてはならない』というのがアメリカ文化らしいのです。

アメリカ企業と取引をするためには、日本とはタイプが異なる「アメリカ流のホンネとタテマエ」などの日米の商習慣の違いを理解してゆく必要があるかも知れません。

YesはYes、NoはNo
「アルカイックスマイル」という言葉は、アメリカ人が日本人に対してよく使う表現です。「黙って笑っている」姿に不気味さを感じるというのです。複雑な英語がわからないので、なるべく質問や意見を言わないようにしている日本人はアメリカ人からこのように見られがちです。

Noと言わないから賛成なのか、質問がないからちゃんと理解しているのかと思っていたら、実はそうではなかった。「それならなぜその場でちゃんと言わないんだ!」というのがアメリカの常識です。

 

日本人にありがちなミスや間違い ビジネスマナー編

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酔っぱらう

アメリカ人は体質的に日本人よりアルコールに強いという理由もありますが、基本的に日本以外の国では「とことん酔っぱらって互いの本音をぶちまけあうことで打ち解ける」というコミュニケーション手段はありません。(ロシアなど大量飲酒する習慣がある国でも『いかに大量に飲んでも自分は泥酔しないか』 が美徳です)

そもそも公の場で、酔っぱらうほど酒を飲むのは非常識だと見なされます。

ちなみに、アメリカはもともと身分の上下がありませんから「無礼講」にあたる概念もありません。

ホンネとタテマエ

昔の国際ビジネスでは「日本人にはホンネとタテマエがある」とよく非難されたものですが、本当の意味のホンネとタテマエの使い分けはアメリカ人の方がはるかに上です。

アメリカ人のビジネス上のタテマエというのは「自分は快活かつ魅力的で友好的な好人物である」ということを装うのが義務になっているという点です。

「アメリカ人には好人物が多い」というのは完全な錯覚です。