Email ファイル

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Emailを書き始めたら、添付ファイルをおくらなければいけないことが多いです。

次のような例文があります。

Attached is a report on the new product.
→「新商品のレポートを添付しました。」

Attached please find specifications for the PMI project.
→「PMIプロジェクトの仕様書を添付しました。」

Please find attached the revised estimate for repairing the control unit.
→「更新したコントロールユニットの見積もりを添付いたしました。」

I have attached a new catalog of our latest products.
→「弊社の最新の製品のカタログを添付しました。」

Attached to this email, please find the revised contract.
「更新した契約書を添付いたしましたので、ご覧ください。」

Attached is ~.
I have attached ~.
→「~を添付しました。」
☆いろいろな表現がありますが、どれを使っても問題ありません。

※似た表現に Enclosed is ~. 「~を同封しました」があります。
I have enclosed ~.
→「~を同封しました。」

Please find the attached document.
→ 「添付ファイルをご確認ください」

資料やファイルが添付されたメールを送る場合に、一般的によく使われるお決まりフレーズ。「添付」は英語で「Attachment」です。

◎「〜を添付しました」と表現する場合は、
I have attached ________.
Attached is ________.

 

 

Email  メールの目的

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メールを書き始めたら、メールの目的を説明しなければいけません。

そのような時には、次のような例文があります。

The reason why I am writing this email to you is I’d like to ask some questions about ~.
→「私がこのEメールを書いた理由は~についていくつか質問をしたいからです。」

The reason why I am writing this email to you is I’d like to ~.
→「私がこのEメールを書いた理由は~をしたいからです。」※

I am writing this email because I’d like to ~.
→「私は~がしたいのでこのEメールを書いています。」

I am emailing you because I’d like to ~.
→「私は~がしたいのでEメールします。」
☆うまく書き出せない場合はとにかく※のように書き出してみてください。このように書き初め、下書きが書けたら、より良い書き出し文を考えてみると良いです。

The reason I am writing this e-mail to you is because I would like to know your availability for next week to schedule a meeting.
ミーティングを設定するために来週のご都合を伺いたく、メールさせていただきました。

The purpose of this e-mail is to ask some questions about your current product.
貴社の現行製品についていくつか質問をしたく、メールさせていただきました。

I am writing this e-mail to follow-up on what we discussed at the meeting.
会議で話した内容のフォローアップについてのメールになります。

Email 冒頭の挨拶

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冒頭の挨拶:

知らない人に初めてメールをする際は、自己紹介や経緯の説明などからメールを始めると良いですが、知り合いにメールをするのに自己紹介は不自然です。何か冒頭に挨拶を入れたいいう場合、以下のような表現を使うことができます。

How are you?
→「お元気ですか?」

How is the ABC project going?
→「ABCプロジェクトはどうですか?」

How is ○○ going?
→「○○はどうですか?」

I hope the ABC project is going well.
→「ABCプロジェクトが、うまくいっていると良いのですが。」
※I hope (that) ~ を日本語にすると、うまくいっていないと心配しているようにも聞こえますが、英語ではニュートラルな響きの表現です。

I hope ○○ is going well.
→「○○が、うまくいっていると良いのですが。」

How are you doing in the new office?
→「あたらしい事務所はどうですか?」

I hope you are doing well in the new environment.
→「新しい環境でうまくやっていると良いのですが。」

I hope you enjoyed the winter holidays.
→「冬の休暇を楽しまれているといいのですが。」
※日本語にするとネガティブな感じに聞こえますが、そのようなニュアンスはなくニュートラルな響きの表現です。

I hope this email will find you well.
→「お元気だといいのですが。/お元気でお過ごしのことと思います。」
※冒頭の文としてよく使われる決まり文句です。find をSVOC形で使っています。

I haven’t seen you for a long time.
「お久しぶりです。/長い間、お会いしていませんね。」
※日本語の「ご無沙汰しております。」のようなフォーマルな印象はないです。

Long time no see.
「お久しぶりです。」
※親しい友人に使う表現です。会話表現としては一般的ですが、もとはブロークンな表現ですので、状況に注意してください。

I am sorry for my delayed reply.
「お返事が遅くなりすみません。」

Email 自己紹介

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自己紹介:

初めての人にメールを書く場合は簡単な自己紹介から始めるほうが良いです。どんな人からのメールか分かったほうが相手も安心できます。基本的に商品の問い合わせなどの時は必要ないですが、自己紹介があると関連する情報をいろいろと送ってくれることもあるかもしれません。

My name is ○○ and I am a researcher at ABC.
→「私の名前は○○です。私はABCの研究者です。」

My name is ○○ and I am in charge of ~ at ABC.
→「私の名前は○○です。私はABCで~の担当をしています。」

My name is ○○ and I work at ABC.
→「私の名前は○○です。私はABCで働いています。」
☆自己紹介にはできるだけどんな職種かを含むほうが良いです。ABC社で働いているというだけでは、どんな仕事をしている人かが分からないからです。

My name is Jane Hayashi and I am sending you my resume.
「私の名前はジェーン・ハヤシです。履歴書を送信いたします。」

I am Jim Momota, an engineer at JKL.
「私はジム・モモタです。JKL の技術者です。」
→ I am と始めることもできます。

I am Dr. King and I specialize in ubiquitous technology.
→「私はキング博士でユビキタス技術の専門家です。」
☆自分に対しても、Dr. を使うことがあります。このように紹介する人に対しては、Dr. をつけて呼ぶようにするとよいです。

http://www.alse-net.com/column/email-reibun.htm

Email 冒頭

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冒頭礼辞:

Dear Mr. Smith, →「スミス殿(男性にたいして)」

Dear Mr. 男性, →「~殿(男性にたいして)」

Dear Ms. Smith, →「スミス殿(女性にたいして)」

Dear Ms. 女性, →「~殿(女性にたいして)」

Dear Sir, →「担当者殿(男性1名を想定)」

Dear Sirs, →「各位(男性複数を想定)」

Dear Madam, →「担当者殿(女性1名を想定)」

Dear Madams, →「各位(女性複数を想定)」

Dear Sir/Madam, →「担当者殿(男性か女性か分からない1名)」

Dear Sirs/Madams, →「各位(男性複数及び/または女性複数を想定)」

Dear customer service, →「カスタマーサービス御中」

Dear sales representative, →「販売担当者殿」
Dear Dr. Hamada, →「浜田博士殿」(PhD の保持者や医師に対し使います。男性も女性も関係なく使います。)

Dear ファーストネーム, →「~さん」
※Dear を省略して、Mr. Smith, などとすることも多いようです。

To whom this may concern, (誰またはどの部署がメールを受け取るかわからない場合など。)
上記以外の冒頭の例:

Hi John,
Lisa,
※ 知っている相手には Hi John, などとメール始めることも多いです。また、Dear をつけずに、John, と始めることもあります。

Yamashita-san,
日本人とのやりときに日本語の san を使う人もいます。苗字を使う場合は性別により Mr. Ms. などを使い分けなくてはならないので、その点 san は男女両方に使えるので便利です。通常のやりとりに使っても問題はないと思われますが、標準的なスタイルになったわけではないです。(辞書によっては -san を紹介しています。)

プレゼンテーション 質疑応答

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質問を受ける

質疑応答に移る
■If you have any questions, I’ll be glad to answer them now.
=ご質問があるようでしたら、喜んでお答えいたします。
■Now I’d be happy to take your questions.
=さあ、ご質問をお受けいたします。
■Please feel free to ask any questions.
=遠慮なく何でも聞いてください。
■(Are there) any questions?
=何でもご質問はありませんか。
■Does anyone have any questions or comments?
=どなたかご質問かご意見のある方はいらっしゃいませんか。
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■Does this answer your question?
=これで答えになりましたか。
■I’m not sure if I understood your question correctly.
=質問の意味がよく分からないのですが。
■Could you repeat your question?
=質問をもう一度お願いできますか。
■Please let me repeat the [your] question for those who didn’t hear it.
=聞き取れなかった方のためにご質問を繰り返させていただきます。
■I’ll check (on that) and get back to you (later).
=(それについては)確認して後ほどお答えいたします。
*check on: …を調べる
*get back to: 人に後で連絡をする

If anyone has any questions, please feel free to ask them.

もしどなたか質問があれば、気軽に聞いてください。

プレゼンテーション終了後に質問があるかどうかを受け付けるなら、この英語フレーズを使って合図をしてあげましょう!

「100%答えられないかもしれないけど頑張る」という姿勢を出したいなら、こっちもオススメ!
I’ll do my best to answer your questions.(みなさんの質問に頑張ってお答えしたいと思います。)

こんな表現も!
I’ll be happy to answer your questions.(喜んで皆様の質問にお答えします。)

Thank you for asking a question.

 

プレゼンテーション まとめる

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プレゼン内容をまとめる
■So, let’s sum up, shall we?
=そろそろまとめに入りましょうか。
*sum up: …を要約する
■Let’s briefly summarize what we’ve looked at [covered].
=これまで見てきたことを簡単にまとめましょう。
*summarize[sʌ́məràiz]: …を要約する
■I’d like to recap what’s been said so far.
=これまでの話をまとめたいと思います。
*recap[rí:kæ̀p]: …の要点を繰り返す; recapitulate の短縮形
■Let me quickly run through the main points.
=要点を急いで振り返っておきます。
*run through: …を繰り返す
■I seem to have run out of time, so I’d like to conclude by saying that …
=終わりの時間が来たようですので、…と述べて話を締めくくりたいと思います。
*run out of: …を使い果たす、…がなくなる
*conclude by doing: …することで話などを終える

That brings us to the end of the final part.

これで最後の部分が終わりました。

セクションごとに分けたプレゼンテーションの最後の部分が終わったら、発表自体ももうすぐ終了です。その終わりを感じさせるために、この英語フレーズを使ってみましょう!

他にもこんな英語表現が!
That concludes my presentation.(これで私の発表が終了しました。)

Just to summarize, let’s quickly look at the main points again.

まとめとして、もう一度手短かにメインポイントを見ていきしょう。

最後に復習をかねて重要なキーワードについてもう一度語るなら、この英語フレーズがピッタリ!聞いている側が「今日って結局何の話だったんだっけ?」とならないためにも、必ずまとめてあげましょう。

プレゼンテーションで次の話題に移る

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Now, let’s move on to the next section.

それでは次のセクションに移りましょう。

1つの話題が終わって次のトピックに移りたい時は、この英語フレーズがとっても便利!”move on”は「先へ進む」という意味の英語です。

「それでは」というニュアンスを出せる”Now”を頭に持ってくれば、何かを仕切り直している様子が伝わります。
Now, I’d like to move on to ○○.(それでは次に○○に移りたいと思います。)

Now, let’s take a look at ○○.(それでは○○を見てみましょう。)

Moving on to the next part, I’d like to present ○○.

次のパートに移りまして、○○を紹介したいと思います。

“moving on to the next part”と文章の頭に言えば、「さて次に移りまして」という繋ぎを表すことができますよ!

話に区切りをつける
■So far, I’ve explained [shown] …
=さて、これまでは…について説明してきました。
*so far: 今までのところ
■That’s all I have to say about…
=…についてお話したいことは以上です。
*all I have to say の構造: have something to say の something が all になったもので、いわゆる have to do(…しなければならない)ではない。
■(Are there) any questions, so far?
■Do you have any questions at this point?
=今までのところで[この時点で]何かご質問はありますか。
■I can answer just a few of your questions now.
=ここで、少しだけご質問にお答えします。

プレゼンテーションで話題をひとつ終わらせる時

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1つのセクションを終わらせる時には次のようなフレーズが使えます。 So, that concludes the first part of my presentation. これで私の発表の最初のパートは終了となります。 プレゼンテーションの内容をいくつかの要素に分けたら、発表中もその順番を意識しながら話す必要があります。最初の部分が終わったら、しっかりと終了を伝えるためにこの英語フレーズを使ってみましょう。 “conclude”は「結論を出す」や「終了する」という意味がありますよ! I think that covers the topic of ○○. ○○のトピックについてはカバーできたと思います。 言いたい内容や説明したい事柄が全て済んだら、この一言を添えてあげるといいでしょう。終わりが見えて、聞き手としてはフォローしやすくなります。 そして次のパーツに移るには次のような表現があります。 次の話題に移る Now, let’s move on to the next section. それでは次のセクションに移りましょう。 1つの話題が終わって次のトピックに移りたい時は、この英語フレーズがとっても便利!”move on”は「先へ進む」という意味の英語です。 「それでは」というニュアンスを出せる”Now”を頭に持ってくれば、何かを仕切り直している様子が伝わります。 Now, I’d like to move on to ○○.(それでは次に○○に移りたいと思います。) Now, let’s take a look at ○○.(それでは○○を見てみましょう。) Moving on to the next part, I’d like to present ○○. 次のパートに移りまして、○○を紹介したいと思います。 “moving on to the next part”と文章の頭に言えば、「さて次に移りまして」という繋ぎを表すことができますよ!

プレゼンテーションの本題 に入るとき ②

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プレゼンテーションの本題に入るときのフレーズです。

本日のプレゼンテーションでは○○についてお話したいと思います。

“In today’s presentation”を前につけることで、今日の発表の中で何をするつもりなのかを語ることができます。

こんな言い方もできますね!
In today’s presentation, I’m hoping to give you an update on ○○.(本日のプレゼンテーションでは、○○についての新しい情報をお伝えしようと思います。)

In today’s presentation, I’m planning to look at ○○.(本日のプレゼンテーションでは○○について見ていこうと考えています。)

I’m hoping to cover three points. Firstly ○○, secondly △△, and finally □□.

3つの要素をカバーしたいと思っています。まず○○、次に△△、そして最後に□□です。

発表する内容が大きなセクションに分けられるなら、この英語フレーズを使って前半にざっくりを紹介をするといいでしょう。聞き手にとっても非常に分かりやすくなりますね。

そして欧米では話の内容を、3つに分けるのが一般的。3という数字が非常にバランスがよいものと考えられていますので、なるべくこの分け方にして話を進めるといいでしょう。

要素のあげ方には、他にもこんな言い方がありますね。
Firstly ○○, after that we’ll look at △△, and finally I’ll explain □□.(まず○○、その後に△△を見てから、最後に□□を説明します。)