ビジネス英語 メールのルールとNGなこと

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ビジネス英語メールには次のようなルールがります。

8.全角文字が入らないようにすること。
日本語対応のコンピューター以外では日本語の表示ができません。英文Eメールを書くときは記号やスペースなども全角は使うべきではありません。スペルチェック機能がうまく働かなくなることも考えられます。

9.送り手の名前を明確に。
Eメールアドレスを見れば、送信者が分かることもあります。それでも、フォーマルな英文Eメールで自分の名前を省くことはまずありません。親しい友人にも自分の名前を付けておくのが普通です。ファーストネームだけで名前が書いてある場合は、ファーストネームで呼んでも良いというメッセージもあります。

10.ローマ字表記は英語読みではない。
普通の英米人にとっては日本語のローマ字の読み方は難しいものです。例えば、私の名前は Tsuchiya ですが、アナウンスなどで呼び出される場合は必ず少し沈黙があり、それからツァチャイヤ と呼び出されることがほとんどでした。英語のスペルでは”u”は”cut”のように「ア」、”i”は「アイ」とも「イ」とも読みます。このような事を考えて、英語のスペル式に自分の名前の読み方を説明してあげると英語話者にとってずっと読みやすくなるはずです。

そして次のようなことはNGです。
1.威圧的な書き方をすること。
表現は柔らかめが好ましいです。数回警告した後も改善が見られない場合は相手を責めたり謝罪を求めるより、どのようなアクション取るかを具体的にします。

2.相手を持ち上げすぎること。
普段から相手を持ち上げる表現を使っていると、そのようなやりとり自体が上と下という関係を作ってしまうことがあります。

3.表現にこること。
文学的文章とビジネス文書では考え方がかなり異なります。一般にビジネス文書では要点や重要事項は先に書くことが良しとされますが、小説やジョークでも要点を先に書いてしまっては台無しです。また、ジョークのように最後になってやっと落ちが分かるビジネス文書はもどかしく感じられることと思います。目的に合わせて書き方や文章のスタイルを変えることが大切です。

4.説得力をもたせる方法:

相手との信頼関係がない場合は語気を強くして相手に何かをしてもらうという方法は使えません。

5.事情を説明する。
何かを頼む場合などは、背景を説明して相手が自然とそうするような形で説得できると良い。

6.相手にとってのメリットを説明する。
それをすると相手にどのようなメリット・報酬などがあるのかを具体的にすると良い。
-具体的なアクションを掲示する。
例えば支払い要求の場合は「いつまでに支払いがないと法的手段を取る」などと要求が満たされない時、どのようにするかを具体的にする。書き始めるためのコツ:
メールや手紙を書き始める事は日本語でも難しいことです。どうやって書こうなどと思っているうちに時間がたってしまうことも多いです。もし、書き出しの仕方にとまどう事があるようでしたら、以下の方法を使って下さい。

http://www.alse-net.com/column/email.htm

ビジネス英語 メールのルール

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ビジネス英語のルールには次のようなことがあります。

1.大切な事を最初に書く。
要点を最初に述べてから関連事項を述べるほうが読み手はより短時間で理解することができます。また、分かりやすい件名を付けると何のことかすぐわかり非常に役立ちます。最初に挨拶をする場合は本文のこととなります。

2.誤解をさける書き方をする
多少誤りがあっても相手との信頼関係を築くことができ、要件を足すことができるメールを書くことが大切です。誤りがまったくなくても分かりにくい文やいやな感じを与えるメールでは困ります。文法・語感的にネィティブが読めば変という部分はあっても、メッセージ全体が分かりやすいことが大切です。

3.メッセージの伝わり方にも配慮する。
文法的にあっている表現でも相手が不快に思うこともあり得ます。読み手にどのようにメッセージがどのように伝わるのかについても考えることが大切です。

4.文章は簡潔に。
良く考えなくては理解できない文章はビジネス・ライティングには不向きです。むしろ、大切なことは最初のほうに延べあまり良く読まなくても分かる書き方が理想的です。

5.1つのEメールに1つの要件。
特別な事情・目的がある場合をのぞき、基本的には1つのEメールで1つの要件が理想的です。また、件名から要件が分かればあとでEメールを探すのが楽です。

6.分かりやすい件名を付ける。
件名で要件を足すことができるなら、それにこしたことはありません。但し、ネガティブな内容や気を使わなくてはならない状況では件名だけで要件をすますのは得策ではありません。もしかしたら本文を読んでくれない可能性もあるからです。

7.チェックすれば直せる誤りはできるだけ直すこと。
ネィティブ・スピーカーが書く文にもスペルミスなどの簡単な誤りがあることがありますが、チェックすれば直せる誤りは極力減らすという気持が大切です。スペルチェック機能を使うと大変便利です。

英語のビジネスメール注意点:「冒頭:相手の名前」

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相手の名前が分からない場合は、「Dear+役職名+,(コンマ)」

相手の名前は分からないが、支店長と分かっている場合は、「Dear branch manager,」となります。

できれば、相手の名前を書くことが好ましいですが、わからない場合は役職名を使うこともできます。

「ビジネスで良く使う英語の役職名」

ビジネスメールだけではなく、一般の取引きなどでも良く使う英語の役職名は、ビジネスですぐに使える英語の役職名厳選53個一覧の記事で紹介していますので是非参考にして下さい。

「複数人に送るときは『各位』?『御中』?」「担当者が分からないときは誰宛に書けばいいの?」など、ビジネスメールを送るときに意外と頭を悩ませるのが宛名の書き方ですよね。どのようにすれば良いか分からず、困ってしまった経験を持つ人も多いのではないでしょうか?もしかしたら、宛名の書き方をマスターすれば、よりスムーズにビジネスメールが送信できるかもしれません!

今回は、宛名の基本的なマナーをはじめ、社内や社外宛ての場合、英語表記など、宛名の書き方のさまざまなケースについて例文付きで解説します。

 

英語のビジネスメール注意点:「冒頭:相手の名前」

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この基本の冒頭で問題ないのですが(Mr.の部分はMs.適切な言葉に変える)、イギリスはMrやMrsのあとにピリオドをつけません。

また、名前の後のコンマを「:」コロンを使うとよりフォーマルになります。特に、イギリスではコロンを使います。

「アメリカ式とイギリス式の違い」

男性で、田中さんという姓の場合が下記となります。

アメリカ式:Dear Mr.Tanaka,
イギリス式:Dear Mr Tanaka:
ある程度親しくなった場合や、相手が自分のことをメールなどでファーストネームで呼んできた場合は、名前の部分をファーストネームにします。

アメリカなどでは、仕事上の付き合いでも、ファーストネームで呼び合うことがよくあります。相手が、ファーストネームを使っているのに、姓(ラストネーム)を使うと、壁をつくっているような堅いイメージになってしまいます。

Email 英語のビジネスメール注意点:「添付ファイル(Attachment)」編

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本文の他に、参照してもらいたい資料などがある場合は、ファイルを添付します。

ファイル名は相手にもわかりやすいように半角英数にします。

ファイルの大きさはなるべく小さくします。

大きいものは、圧縮したり、いくつかに分けて送信したりしましょう。大きいファイルはサーバーに負担がかかったり、相手のメールボックスが満杯になってしまったりする原因になります。気をつけましょう。

個人情報や、企業の大切な情報は、なるべくメールでのやり取りは避けたほうがよいですが、おくる場合は、パスワードをかけます。パスワードは、別にメールを送りそこに記載します。同じメールに記載してしまうと意味がないので気をつけましょう。

ファイルを添付した場合は、確実に確認してもらうために本文にもその旨を記載(as an attached document)しましょう。

例文:I am sending conference materials as an attached document.(会議資料を添付いたしました。)

また、添付が確認できなかった場合や、不明な点があった場合はご連絡をくださいというような一言も添えておくと親切ですね。

Email 在庫の有無を確認する

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email で在庫の有無を確認するには、次のような表現があります。

Do you have the product in stock?
→「その商品の在庫はありますか?」

Do you have ~ in stock?
→「~の在庫はありますか?」

How many more do you have in stock?
→「あといくつ在庫がありますか?」

Do you have any other variations?
→「他のバリエーションはありますか?」

When can you ship out the product that I ordered?
→「注文した商品はいつ発送してもらえますか?」

When do you get more red ones?
→「赤いヤツはいつもっと入荷しますか?

そして、次のような表現はスパムメールと間違えられる恐れがあるので、文中にいれないようにしましょう。

 

Hi!
Hello!
Important
Congratulations!
Test
Document
Call me!
New products

迷惑メール扱いに注意している人が多いので、件名にもこのような表現はNGです。スパムメールと間違われて、読まずに振り分けられてしまう可能性が大きいです。

 

 

 

Email 送ったことを知らせる

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Emailで送ったことを知らせる表現として次のような文例があります。

I sent money from a Japanese bank today.
→「本日、私は日本の銀行からお金を送りました。」

We have already sent you the product.
→「当社は御社に製品を既に送りました。」

I have already emailed you the information you requested.
→「私はあなた(御社)にお求めになられた資料を既に電子メールで送りました。」

I sent you the invoice today.
→「本日、私はあなた(御社)に請求書を送りました。」

I emailed you the invoice yesterday.
→「本日、私はあなた(御社)に請求書を電子メールで送りました。」

I emailed you information on the product yesterday.
→「昨日、私はあなた(御社)にその製品についての資料を電子メールで送りました。」

そして、良い表題の付け方として、

下記に、件名でよく使う表現を集めてみました。ビジネスメールでは件名意外でも使える、重要な表現ですので、メモしておくと便利です。

Request for~(~の依頼)
Arrangements for~(~の手配)
Cancellation of ~(~の取り消し)
Proposal for~(~の提案)
Question about~(~についての質問)
Inquiry about~(~についての問い合わせ)
Invitation to~(~へのご招待)
Notification of~(~についてのお知らせ)
Sorry for~(~についてのお詫び)

などがあります。

 

Email 受け取ったこと知らせる

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Emailを受け取ったこと知らせる表現として次のようなことがあります。

I received the file.
→「例のファイルは受け取りました。」

I received the package yesterday.
→「昨日、荷物を受け取りました。」
yesterday などいつ受けとったのかを伝えたい場合は過去形にします。

I have already received the file.
→「既に例のファイルは受け取りました。」
※現在完了形には “yesterday” など過去のある時点を示す単語はつけません。いつ受け取ったかを述べる場合は過去形にします。

I received the file but I could not open it. Please send it again.
→「ファイルは受け取りましたが、開くことができませんでした。もう一度送ってください。」

Thank you for sending me the contract.
「契約書を送っていただきありがとうございます。」
※感謝と受け取りの確認をこの一文ですることができます。

Thank you for sending me the invoice; however, I still have not received the products.
「請求書を送っていただきありがとうございます。でも、まだ商品を受け取っていません。」
※Thank you for sending me … と始めた場合は、I received … は不要です。

Email 受け取っていない

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Emailで受け取っていないことを知らせるには、次のような表現があります。

I still haven’t received your product.
→「私は御社の製品をまだ受け取っていません。」

I still haven’t received the file.
→「私はそのファイルをまだ受け取っていません。」

I still haven’t received your report.
→「私はあなたのレポートをまだ受け取っていません。」

I still haven’t received information on your product.
→「私は御社の製品についての情報をまだ受け取っていません。」

I still haven’t received ~.
→「私は~をまだ受け取っていません。」

I still haven’t received information on ~.
→「私は~についての情報をまだ受け取っていません。」

I have yet to receive your application.
→「私はあなたから応募書類を受け取っていません。」
We have yet to receive your payment.
→「弊社はあなたからの支払いを受け取っていません。」

 

Email 質問をする

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Emailで質問をするには、次のような表現があります。

I have questions about the software.
→「私はそのソフトについて質問があります。」

Please let me ask some questions about the specifications of the product.
「製品の仕様についていくつか質問させてください。」

Please let me ask some questions about ~.
「~についていくつか質問させてください。」
I’d appreciate it if you could answer the following questions. (とても丁寧)
「以下の質問にお答えいただけるとありがたいです。」

I’d like to know more about the software.
→「私はそのソフトについてもっと知りたいです。」

I am looking forward to finding out more about your research. (前向きな表現)
「あなたの研究について、もっと知ることを楽しみにしています。」
→「あなたの研究について、もっとお聞かせいただくことを楽しみにしています。」