英文Eメールライティング

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-現在完了形と過去形
例: This issue has been discussed.

現在完了形は現在に関係のある時制です。このように現在完了形にすると「その件については議論されている。」という意味になり「現在はもう議論する必要はない。」ということを暗に意味します。
例:This issue was discussed yesterday.
このように過去形にすると過去の出来事として述べるだけです。現在完了形にあるようなニュアンスはありません。また、現在完了形には”yesterday”のように過去のある時点を指定する単語をつけることはできません。

-助動詞 need
例: We need to discuss the matter.
このように肯定文の時は”need to”の形にするのが普通です。助動詞”need”は疑問文・否定形で使われます。
例:You need not come to the party.

-動詞の形
動詞の使い方を調べるため、和英辞典で英語の単語を調べるだけでなく英和辞典で例文をチェックをすることも大切です。
特定の前置詞を取る例:
例:I will inform you of the matter.
他の例: provide ○ with ~「○に~を供給する」, prevent ○ from ~「○が~するのを妨げる」, remind ○ of ~「○に~を思い出させる」

 

英文Eメールライティング

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-予約の for
例:I’d like to reserve a room for October 15th.
“on October 15″とすると「10月15日に予約を取りたい(予約を取るという動作を行いたい)」の意味になります。「10月15日の予約」は”for October 15th”とします。

-next Monday
例:We will have a meeting next Monday.
“next Monday”などと”next Monday/this Monday”などの場合、”on”は付けません。

-cannot
例:I cannot go there by 3:00.
“can”と”not”はつなげて使います。ワードの文法チェック機能でもチェックできます。

-a long time
例: I haven’t been there for a long time.
例: It takes a long time.
長い期間・時間という意味で使う時”a long time”と冠詞の”a”を付けます。

-固有名詞
例: Does this software work on Windows?
日常見馴れている単語ですが”Windows”も固有名詞です。

英文Eメールライティング

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誤りの多いポイント:
-Following と as follows の使い方
名詞として
following 「以下(の文)」
例:I’d like to know the following.
例:Please refer to the following.
箇条書きの例:
I’d like to know the following:
Are there any rooms equipped with a facsimile?
Are there computers available for guests to use?
By when should we make reservations?

形容詞として
例:the following month

as follows「次の通りです」
例:The reasons are as follows.
例:The results are as follows: First was John, then Bill, then Mark.
リストする時や箇条書きなどに使うことができます。-look forward to
例: We look forward to working with you.
to の後には名詞か動詞の ing 形を入れます。不定詞の”to”ではありません。

-前置詞抜け
英語の動詞は使われる形が決まっています。例:think about とするなど。誤ってもほとんどの場合は通じると思われますが、良く使う表現は覚えておくと良いです。
例:I’ll think about this plan. ← think about とします。
例:We talked about the matter. ← talk about とします。
例:I will reply to your question for Mr. Saito. ← reply to とします。

-余分な前置詞
日本語から考えると余分な前置詞を付けてしまいやすい単語です。
例:We discussed the project. ← discuss には about は付けません。
例:She described the man. ← describe には about は付けません。

英文Eメールライティング

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受身形が一般的な表現
「(人が)転勤する」と「(人が)昇進する」は受身形で表現するのが一般的です。というのは、もともと「転勤させる」と「昇進させる」の意味だからです。
例:I was transferred to the Osaka office. ←「転勤する」
例:Jim got promoted to manager. ←「昇進する」

-形容詞として使われる動詞の過去分詞
文法問題などにも良く出る interested/interesting のどちらが正しいかというポイントです。
例:interested, surprised, tired, bored, excited, satisfied
例:I’m interested in the plan.
もともと”interest”は「興味を持たせる」という意味の動詞です。
例:The plan interests me.
という形から受身形で表現することが普通になったと考えれば、どうして be interested で「興味を持つ(興味を持たされる)」という意味になるのかが分かります。
ですから、I’m interesting in the plan. とすることはできません。

“ed”形があるということは、当然”ing”形もあります。
例:interesting, surprising, tiring, boring, exciting
The book is interesting. は正しい文です。「その本は人を面白がらせる」という意味になります。でも、The book is interested. とすることはできません。

 

英文Eメールライティング

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主語を尋ねる疑問文
“He” got the information from Mr. Lee. ←”He”を”Who”に変え文末に”?”を付ける。
→Who got the information from Mr. Lee?
主語なので主語と動詞の順番の入れ替えもありません。

“from”の目的語を尋ねる疑問文
He got the information from “Mr. Lee”. ←”Mr. Lee”を”Who”に変え文頭持って行き疑問文の形にする。
→Who did he get the information from?
※From whom did he get the information? という形の疑問文は現在は一般的ではありません。

間接疑問文
I’d like to know + Who did he get the information from? ←後ろの疑問文は”who”を小文字して”did”を取り”get”を過去形にして”?”を取る。
→I’d like to know who he got the information from.
※主節が疑問形の時は”?”を文末に付ける。
→Do you know who he got the information from?

受け身:
-受身形の目的:
「何かをしなくてはならない。」という日本語表現には以下の2つの英訳が考えられます。
例: Something has to be done.
例:We have to do something.
受身形の表現は能動形の文と比べると主語がない点がことなります。もちろん、by us などと付けることもできますが、省略することもできます。(省略しないなら能動形で書くことが普通です。)
・客観性:受身形のほうが”I/You/We”などと人を主語にしないため客観的な感じがします。
・主語を隠す:あえて誰がすると表現したくないときなどに便利です。
・焦点を当てる:話しの都合上、(能動形の)目的語に焦点を当てたい場合などに便利です。

 

英文Eメールライティング

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英文Eメールライティングの注意事項-文法編

英語にあって日本語にないもの:

・数えられるか数えられないか
数えられる名詞:どれが1つと意識できるもの
例:pen, dog, country, lesson, company, month
※数えられる名詞の場合は単数形か複数形のどちらにするかも考えなくてはなりません。
数えられない名詞:1つを取り出すことができない。または総称的に使われる名詞。
例:water, coffee, air, furniture, equipment, work

・冠詞
“a/an”を使う時
1つある場合は数えられる名詞は冠詞の”a/an”を付けます。二つ以上ある場合は複数形にします。最初に話題に出す時に使われます。
例:a document / documents
例:I bought a computer.

“the”を使う時
“the”が付くということは、どれか特定のものを指すことを意味します。指さしている感覚に似ています。

例:Do you like the computer?
例えば、前の文からの流れで the computer というのは「あなたが買ったコンピューター」のことを指しているということを示すために the を付けます。

例:”Look at the clock.”
部屋に1つしか時計がない場合は上のようにしてもどの時計のことかが分かります。疑問文の作り方:
例:He got the information from Mr. Lee.
目的語を尋ねる疑問文
He got “the information” from Mr. Lee.←”the information”を”What”に変え文を疑問文の形(主語と動詞の順を入れ替え、”?”を付ける)にする。
→What did he get from Mr. Lee?

ビジネス英語 表現

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意志の有無(きつい表現とやわらかい表現):

英語表現の考え方を理解する際、主体となる人の意志の有無という考え方が参考になります。例えば、see と look の違いもこの積極性の違いから生まれます。I can see you from here. は「見える」の意味で積極的意志はないのに「見える」という意味になります。それに対して Look at that. は「あれを見ろ」の意味で、あれに注意を向けろ、という意味が含まれます。このような考え方が他の表現の中にもあります。

例えば「私達はそれを断ります。」などと言う場合も、
例:We refuse your offer. ←「断ります。」という意志が表現されています。
例:We will have to refuse your offer because our budget is limited. ←「断ることはやむを得ない」という意味で私達の意志とは関係のないところに原因があるというニュアンスになっています。

などのような表現が考えられます。どちらがきつい表現か考えてみて下さい。状況によってもどのような表現が適切かは異なりますが、特にきつい表現が必要ない場合は使わないほうが良いでしょう。

例:We will have to take legal action unless we receive the payment by October 15th.
このように法的手段に訴えなくてはならないのは、私達の意志ではありません。という表現を使うことも良くあります。

例: We will close the factory.
→「私達は工場を閉鎖します。」一方的に通告する感じです。
例: We would like to close the factory.
→「私達は工場を閉鎖したいです。」、「~したい」という表現は相手の反応を待つ感じがあります。もう閉鎖することが決まっていて議論の余地がないならこの表現は避けるほうが良いです。
例: Unfortunately, we will have to close the factory.
→「残念ながら、私達は工場を閉鎖しなくてはならなくなるでしょう。」柔らかい表現ですが、工場を閉鎖するのはやむを得ないという感じになります。

良い表現をしたからと言って相手の理解が得られるとは限りませんが、必要以上に相手の反感を買うことはさけるべきです。

 

ビジネス英語 表現

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文の主人公:

例: I enjoyed my summer vacation.
「(私は)夏休みを楽しんだ」などと言いたい場合は”I”を主語にします。
※ My summer vacation was enjoyable. よりもずっと楽しんだように聞こえます。

自分のことを言う場合は”I”を主語に
例:I went to Disney Land with my family.
※ My family including me went to Disney Land. は不自然です。
※”My family went to Disney Land.”は「私の家族はディズニーランドに行きました。」の意味になりますが、”I”は含まれていません。

いきなり”we”を使ってもかまいません。
例:We went to Disney Land.

このように”we”とすると「誰かと行った」ということをほのめかします。意図的に”we”を主語に使い、相手を少し悩ませることもできます。読み手が”I”の生活パターンや家族構成を分かっている場合は適切な判断をします。
依頼表現:

日本語では「どうか~していただきたくお願いいたします。」という具合に言葉自体を強くして説得力を持たせるという考え方をするように思いますが、英語ではこの考え方はあまりしません。英語では相手に何かを強く求める表現を使うとむしろ強要しているような感じにうけとられることがあり、かえってマイナスなこともあります。具体的に事情・背景などを説明して相手が自然にそうしてくれるような書き方が理想です。依頼の場合だけでなく何かを断る場合にも事情説明を付けるとつっけんどんな感じがなくなります。

例:May I borrow twenty dollars from you? I have to go to my sister’s wedding tomorrow, but the bank is closed.
※Don’t ask me anything. Just lend me twenty dollars.
という表現は相手との信頼関係がなければまったく説得力を持ちません。

例:Please send us the report by September 27th, because we need it for our presentation.

ビジネス英語 表現

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英文Eメールライティングの注意事項-表現編

挨拶:

英文Eメールでは会話表現が多く使われます。知り合いにはまるで会話のように”Hi!”などと始めることもあります。How was your weekend? などと尋ねられたら、答えることも大切です。知り合いに対しての英文Eメール
Hi!
How are you?
How’s your work?
How was your weekend?

初めての人に
My name is John White, and I am a researcher at HWC.
※初めての人に対しては自己紹介やEメールの目的の説明などから始めることが多いです。

英語にしにくい日本語表現:

自分の言いたいことを英語にする際は、日本的な表現、慣用表現に気を付けて下さい。訳しても通じないか誤解されることがありえるからです。

「いつもお世話になっております。」
直訳: You have always been taking good care of me.
※とても不自然です。

「いつもお世話になっております。」という表現は非常に日本語的な表現なので訳すことはできません。他の表現に置き換えるしかありません。
例: It’s nice to hear from you again.
例: Thanks for your email of July 25.

例:「お忙しいところ申し訳ございませんが、9時すぎからの会議に出席お願いできないでしょうか?」
直訳: I understand that you are busy, I’m sorry but please attend the meeting from 9:00.
※”I’m sorry”は必要ないです。

例:「明日までに返事がないときは、お電話します。」
直訳: If there isn’t your response by tomorrow, I’ll call you.
日本語を訳すと”there isn’t …”ですが、ここではこの表現は使えません。
If you don’t give me a reply / If I don’t receive any response from you などと人を主語にする表現を使います。

※ there is / are ~ の後は”the”や所有格を付けません。
There is your car. / There is the house. という使い方はできません。

ビジネス英語 書式

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ビジネス英語メールは次のような書式がおすすめです。
英文Eメールの書式:

基本は三部構成
-最初の挨拶
-本文
-最後の挨拶

※実際の英文Eメールを見てみると最初・最後の挨拶などなく、本文だけのものも多いです。既に知っている相手に対しては、特別な事情がないかぎりは(例:返事が遅れたなど)、あまり気にしなくても良いかもしれません。でも、本文だけのEメールでは人間関係を築いて行くのは難しいかもしれません。挨拶は仕事に直接関係ないかもしれませんが、ちょっとリラックスしたメッセージなど(週末にしたことなど)を書くのもとても良いことです。

英文Eメールの書式

レイアウトサンプル

件名:○○○○○

冒頭礼辞

本文○○○○○○○○○○○○○○○○○○
○○. ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○. ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○. ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○

○○○○○○.

結辞

名前
英文Eメールの構成要素:

件名
例:Your computer
※英文Eメールでは件名に入れる事で 「~について」の意味があるため about などは付ける必要はないとされています。

冒頭礼辞
例:
Dear Sir/Madam:
Dr. Abe,
Mr. Tanaka:
Ms. Smith,
Lisa,
※ビジネスレターの形式にならい Dear を付ける事もありますが、英文Eメールでは何も付けないこともあるようです。また、名前の後にはコロン :  かカンマ , を付けます。
※相手の名前がが分からない時 Dear Sir, などとしますが、現在は男女の両方を示す意味で Madam も加えるのが一般的です。
※女性の敬称 Ms. は既婚未婚に関わらずよく使われています。中にはMrs. や Miss を付けられるのを嫌う女性もいるので、ビジネスではMsを使っておくほうが良いです。
※博士号を持っている人に対しては男女を問わず Dr. を付けるのが普通です。
※コロン : と セミコロン ;  は別の物です。冒頭例示につけるのはコロン : またはカンマ ,  なので注意してください。
※敬称.は苗字に付け使います。ファーストネームを使う時は何もつけません。ビジネスでもファーストネームだけで呼び合うこともあります。親しい雰囲気のほうが仕事の話しもうまく行くのかもしれません。

結辞/結びの言葉:
例:
Regards, (カジュアル)
Sincerely, (少しフォーマル)
Respectfully, (フォーマル)
※カンマ , を付ける点に注意してください。
Regards, はカジュアルとされていますが、ビジネス上での英文Eメールで最も多く使われている結辞です。あまりかたい結辞は英文Eメールでは使わないようにと指摘している本もあります。また、省略されている事もあります。