英語のビジネスメール注意点:「冒頭:相手の名前」

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相手の名前が分からない場合は、「Dear+役職名+,(コンマ)」

相手の名前は分からないが、支店長と分かっている場合は、「Dear branch manager,」となります。

できれば、相手の名前を書くことが好ましいですが、わからない場合は役職名を使うこともできます。

「ビジネスで良く使う英語の役職名」

ビジネスメールだけではなく、一般の取引きなどでも良く使う英語の役職名は、ビジネスですぐに使える英語の役職名厳選53個一覧の記事で紹介していますので是非参考にして下さい。

「複数人に送るときは『各位』?『御中』?」「担当者が分からないときは誰宛に書けばいいの?」など、ビジネスメールを送るときに意外と頭を悩ませるのが宛名の書き方ですよね。どのようにすれば良いか分からず、困ってしまった経験を持つ人も多いのではないでしょうか?もしかしたら、宛名の書き方をマスターすれば、よりスムーズにビジネスメールが送信できるかもしれません!

今回は、宛名の基本的なマナーをはじめ、社内や社外宛ての場合、英語表記など、宛名の書き方のさまざまなケースについて例文付きで解説します。

 

英語のビジネスメール注意点:「冒頭:相手の名前」

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この基本の冒頭で問題ないのですが(Mr.の部分はMs.適切な言葉に変える)、イギリスはMrやMrsのあとにピリオドをつけません。

また、名前の後のコンマを「:」コロンを使うとよりフォーマルになります。特に、イギリスではコロンを使います。

「アメリカ式とイギリス式の違い」

男性で、田中さんという姓の場合が下記となります。

アメリカ式:Dear Mr.Tanaka,
イギリス式:Dear Mr Tanaka:
ある程度親しくなった場合や、相手が自分のことをメールなどでファーストネームで呼んできた場合は、名前の部分をファーストネームにします。

アメリカなどでは、仕事上の付き合いでも、ファーストネームで呼び合うことがよくあります。相手が、ファーストネームを使っているのに、姓(ラストネーム)を使うと、壁をつくっているような堅いイメージになってしまいます。

Email 英語のビジネスメール注意点:「添付ファイル(Attachment)」編

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本文の他に、参照してもらいたい資料などがある場合は、ファイルを添付します。

ファイル名は相手にもわかりやすいように半角英数にします。

ファイルの大きさはなるべく小さくします。

大きいものは、圧縮したり、いくつかに分けて送信したりしましょう。大きいファイルはサーバーに負担がかかったり、相手のメールボックスが満杯になってしまったりする原因になります。気をつけましょう。

個人情報や、企業の大切な情報は、なるべくメールでのやり取りは避けたほうがよいですが、おくる場合は、パスワードをかけます。パスワードは、別にメールを送りそこに記載します。同じメールに記載してしまうと意味がないので気をつけましょう。

ファイルを添付した場合は、確実に確認してもらうために本文にもその旨を記載(as an attached document)しましょう。

例文:I am sending conference materials as an attached document.(会議資料を添付いたしました。)

また、添付が確認できなかった場合や、不明な点があった場合はご連絡をくださいというような一言も添えておくと親切ですね。