ビジネス英語 書式

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ビジネス英語メールは次のような書式がおすすめです。
英文Eメールの書式:

基本は三部構成
-最初の挨拶
-本文
-最後の挨拶

※実際の英文Eメールを見てみると最初・最後の挨拶などなく、本文だけのものも多いです。既に知っている相手に対しては、特別な事情がないかぎりは(例:返事が遅れたなど)、あまり気にしなくても良いかもしれません。でも、本文だけのEメールでは人間関係を築いて行くのは難しいかもしれません。挨拶は仕事に直接関係ないかもしれませんが、ちょっとリラックスしたメッセージなど(週末にしたことなど)を書くのもとても良いことです。

英文Eメールの書式

レイアウトサンプル

件名:○○○○○

冒頭礼辞

本文○○○○○○○○○○○○○○○○○○
○○. ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○. ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○. ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○

○○○○○○.

結辞

名前
英文Eメールの構成要素:

件名
例:Your computer
※英文Eメールでは件名に入れる事で 「~について」の意味があるため about などは付ける必要はないとされています。

冒頭礼辞
例:
Dear Sir/Madam:
Dr. Abe,
Mr. Tanaka:
Ms. Smith,
Lisa,
※ビジネスレターの形式にならい Dear を付ける事もありますが、英文Eメールでは何も付けないこともあるようです。また、名前の後にはコロン :  かカンマ , を付けます。
※相手の名前がが分からない時 Dear Sir, などとしますが、現在は男女の両方を示す意味で Madam も加えるのが一般的です。
※女性の敬称 Ms. は既婚未婚に関わらずよく使われています。中にはMrs. や Miss を付けられるのを嫌う女性もいるので、ビジネスではMsを使っておくほうが良いです。
※博士号を持っている人に対しては男女を問わず Dr. を付けるのが普通です。
※コロン : と セミコロン ;  は別の物です。冒頭例示につけるのはコロン : またはカンマ ,  なので注意してください。
※敬称.は苗字に付け使います。ファーストネームを使う時は何もつけません。ビジネスでもファーストネームだけで呼び合うこともあります。親しい雰囲気のほうが仕事の話しもうまく行くのかもしれません。

結辞/結びの言葉:
例:
Regards, (カジュアル)
Sincerely, (少しフォーマル)
Respectfully, (フォーマル)
※カンマ , を付ける点に注意してください。
Regards, はカジュアルとされていますが、ビジネス上での英文Eメールで最も多く使われている結辞です。あまりかたい結辞は英文Eメールでは使わないようにと指摘している本もあります。また、省略されている事もあります。

 

ビジネス英語 メールのルールとNGなこと

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ビジネス英語メールには次のようなルールがります。

8.全角文字が入らないようにすること。
日本語対応のコンピューター以外では日本語の表示ができません。英文Eメールを書くときは記号やスペースなども全角は使うべきではありません。スペルチェック機能がうまく働かなくなることも考えられます。

9.送り手の名前を明確に。
Eメールアドレスを見れば、送信者が分かることもあります。それでも、フォーマルな英文Eメールで自分の名前を省くことはまずありません。親しい友人にも自分の名前を付けておくのが普通です。ファーストネームだけで名前が書いてある場合は、ファーストネームで呼んでも良いというメッセージもあります。

10.ローマ字表記は英語読みではない。
普通の英米人にとっては日本語のローマ字の読み方は難しいものです。例えば、私の名前は Tsuchiya ですが、アナウンスなどで呼び出される場合は必ず少し沈黙があり、それからツァチャイヤ と呼び出されることがほとんどでした。英語のスペルでは”u”は”cut”のように「ア」、”i”は「アイ」とも「イ」とも読みます。このような事を考えて、英語のスペル式に自分の名前の読み方を説明してあげると英語話者にとってずっと読みやすくなるはずです。

そして次のようなことはNGです。
1.威圧的な書き方をすること。
表現は柔らかめが好ましいです。数回警告した後も改善が見られない場合は相手を責めたり謝罪を求めるより、どのようなアクション取るかを具体的にします。

2.相手を持ち上げすぎること。
普段から相手を持ち上げる表現を使っていると、そのようなやりとり自体が上と下という関係を作ってしまうことがあります。

3.表現にこること。
文学的文章とビジネス文書では考え方がかなり異なります。一般にビジネス文書では要点や重要事項は先に書くことが良しとされますが、小説やジョークでも要点を先に書いてしまっては台無しです。また、ジョークのように最後になってやっと落ちが分かるビジネス文書はもどかしく感じられることと思います。目的に合わせて書き方や文章のスタイルを変えることが大切です。

4.説得力をもたせる方法:

相手との信頼関係がない場合は語気を強くして相手に何かをしてもらうという方法は使えません。

5.事情を説明する。
何かを頼む場合などは、背景を説明して相手が自然とそうするような形で説得できると良い。

6.相手にとってのメリットを説明する。
それをすると相手にどのようなメリット・報酬などがあるのかを具体的にすると良い。
-具体的なアクションを掲示する。
例えば支払い要求の場合は「いつまでに支払いがないと法的手段を取る」などと要求が満たされない時、どのようにするかを具体的にする。書き始めるためのコツ:
メールや手紙を書き始める事は日本語でも難しいことです。どうやって書こうなどと思っているうちに時間がたってしまうことも多いです。もし、書き出しの仕方にとまどう事があるようでしたら、以下の方法を使って下さい。

http://www.alse-net.com/column/email.htm

ビジネス英語 メールのルール

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ビジネス英語のルールには次のようなことがあります。

1.大切な事を最初に書く。
要点を最初に述べてから関連事項を述べるほうが読み手はより短時間で理解することができます。また、分かりやすい件名を付けると何のことかすぐわかり非常に役立ちます。最初に挨拶をする場合は本文のこととなります。

2.誤解をさける書き方をする
多少誤りがあっても相手との信頼関係を築くことができ、要件を足すことができるメールを書くことが大切です。誤りがまったくなくても分かりにくい文やいやな感じを与えるメールでは困ります。文法・語感的にネィティブが読めば変という部分はあっても、メッセージ全体が分かりやすいことが大切です。

3.メッセージの伝わり方にも配慮する。
文法的にあっている表現でも相手が不快に思うこともあり得ます。読み手にどのようにメッセージがどのように伝わるのかについても考えることが大切です。

4.文章は簡潔に。
良く考えなくては理解できない文章はビジネス・ライティングには不向きです。むしろ、大切なことは最初のほうに延べあまり良く読まなくても分かる書き方が理想的です。

5.1つのEメールに1つの要件。
特別な事情・目的がある場合をのぞき、基本的には1つのEメールで1つの要件が理想的です。また、件名から要件が分かればあとでEメールを探すのが楽です。

6.分かりやすい件名を付ける。
件名で要件を足すことができるなら、それにこしたことはありません。但し、ネガティブな内容や気を使わなくてはならない状況では件名だけで要件をすますのは得策ではありません。もしかしたら本文を読んでくれない可能性もあるからです。

7.チェックすれば直せる誤りはできるだけ直すこと。
ネィティブ・スピーカーが書く文にもスペルミスなどの簡単な誤りがあることがありますが、チェックすれば直せる誤りは極力減らすという気持が大切です。スペルチェック機能を使うと大変便利です。