議事録(Minutes)の書き方

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挨拶から商談までの実践基礎ビジネス英会話
入国管理局の統計によれば平成24年の外国人入国数は917万人。

これは前年比204万人という大幅な伸びで、1年間に来日する外国人が1,000万人を突破するのも秒読み段階となってきています。

一方、日本人の出国者数は1,849万人。

日本人の1割以上が年に1回以上海外に出ていると考えると(実際は何往復もする人が多いのだろうとは思いますが)、いよいよ英語も本格的に必須化してきたと言えるようです。

そこで、もし仮に英語圏の外人(英語が公用語のアジア諸国を含む)がオフィスを訪問してきたら、どのように対応すればよいかについていくつかビジネス英語の例をあげましょう。

英語でのあいさつ
ビジネス英語の自己紹介は、フルネーム+会社名(所属団体名)が基本です。

◆Good afternoon. I’m Ieyasu Tokugawa from Edo Company.

「Good morning」「Good afternoon.」などで始まり、I’m~で自分のフルネームを伝えます。日本人はMy name is~を使いたがりますが、I’m~がスタンダードです。

◆Thank you for taking the time out of you busy schedule to see us.

◇.It’s my pleasure.

「お忙しいところお時間を頂きまして…」「どういたしまして」というやりとりは日本と同様です。互いに名乗り合った後、初対面の同行者がいる場合は相手に紹介しなくてはなりません。

◆This is our section manager, Ms. Sena. (わが社のセクションマネージャーの瀬名です)

◇How do you do?

ビジネス英語ですので、少々格式ばった挨拶が無難でしょう。

なお、社内の人間や身内を紹介する場合はThis is~でサラッと流しますが、社外の人を紹介するとなるとキチンとしたマナーが要求されます。

 

外国人が会社を訪れたら

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挨拶から商談までの実践基礎ビジネス英会話
入国管理局の統計によれば平成24年の外国人入国数は917万人。

これは前年比204万人という大幅な伸びで、1年間に来日する外国人が1,000万人を突破するのも秒読み段階となってきています。

一方、日本人の出国者数は1,849万人。

日本人の1割以上が年に1回以上海外に出ていると考えると(実際は何往復もする人が多いのだろうとは思いますが)、いよいよ英語も本格的に必須化してきたと言えるようです。

そこで、もし仮に英語圏の外人(英語が公用語のアジア諸国を含む)がオフィスを訪問してきたら、どのように対応すればよいかについていくつかビジネス英語の例をあげましょう。

英語でのあいさつ
ビジネス英語の自己紹介は、フルネーム+会社名(所属団体名)が基本です。

◆Good afternoon. I’m Ieyasu Tokugawa from Edo Company.

「Good morning」「Good afternoon.」などで始まり、I’m~で自分のフルネームを伝えます。日本人はMy name is~を使いたがりますが、I’m~がスタンダードです。

◆Thank you for taking the time out of you busy schedule to see us.

◇.It’s my pleasure.

「お忙しいところお時間を頂きまして…」「どういたしまして」というやりとりは日本と同様です。互いに名乗り合った後、初対面の同行者がいる場合は相手に紹介しなくてはなりません。

◆This is our section manager, Ms. Sena. (わが社のセクションマネージャーの瀬名です)

◇How do you do?

ビジネス英語ですので、少々格式ばった挨拶が無難でしょう。

なお、社内の人間や身内を紹介する場合はThis is~でサラッと流しますが、社外の人を紹介するとなるとキチンとしたマナーが要求されます。

ビジネス上の基本マナー

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感情の抑揚がない
英語は、言葉だけで感情を表現する言語ではありません。

いくら言葉で「Great!」と言っても、表情や言葉にそれが現れていなくては嘘だと思われます。

何かを褒める時は目を見開き、ジェスチャーを交え声を1オクターブ高くするぐらいのオーバーアクションを添えて、やっと英語の褒め言葉になるのだと思ってください。

無意味に笑っている
アメリカ人向けに書かれた「日本でのビジネスマナー」の本には「日本人は困惑している時にも笑う」という注意が書かれています。

(何か言わなくては いけないけれど適切な英語が思いつかない)などの理由でニコニコして黙っていることが、どれだけアメリカ人を困らせてきたかよくわかります。

腕組みをする
日本人は考え事をする際、胸の前で腕組みをする習慣があります。

これは、アメリカ人には「敵対の意思表示」と受け止められますので絶対にやめておきましょう。

注意・叱責をする際の注意
外国人の部下に注意や叱責をする場合、その国の文化や習慣を知らないと大きなトラブルの原因になることがよくありますが、アメリカ人の場合はあきらかなミスを指摘して注意している際にも、平気で話の途中で反論をしてきます。

これは決して「自己主張の塊」とか「論理武装」といったことではなく、また反省していないというわけでもなく、「どんなシチュエーションであっても反論すべきことは即時に反論する」というアメリカ人の習慣に従っていることを理解してください。

もちろん、その反論が間違っていれば論理的に説明するべきです。

酔っぱらう
アメリカ人は体質的に日本人よりアルコールに強いという理由もありますが、基本的に日本以外の国では「とことん酔っぱらって互いの本音をぶちまけあうことで打ち解ける」というコミュニケーション手段はありません。(ロシアなど大量飲酒する習慣がある国でも『いかに大量に飲んでも自分は泥酔しないか』 が美徳です)

そもそも公の場で、酔っぱらうほど酒を飲むのは非常識だと見なされます。

ちなみに、アメリカはもともと身分の上下がありませんから「無礼講」にあたる概念もありません。

ホンネとタテマエ
昔の国際ビジネスでは「日本人にはホンネとタテマエがある」とよく非難されたものですが、本当の意味のホンネとタテマエの使い分けはアメリカ人の方がはるかに上です。

アメリカ人のビジネス上のタテマエというのは「自分は快活かつ魅力的で友好的な好人物である」ということを装うのが義務になっているという点です。

「アメリカ人には好人物が多い」というのは完全な錯覚です。

英語でのビジネスにおける交渉

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なんとかします
・I don’t see why not. (出来なくはない→なんとかしましょう)

この表現は、「容易ではないけれどあなたの条件を飲みましょう」というニュアンスで使う肯定の意思表示です。

「たぶん何とかなると思います」といっ た無責任な意味ではなく、こう言った後に「本社に問い合わせたらやっぱりダメでした」というようなことでは交渉は決裂すると思ってください。

こういったシーンでの慣用句ですから覚えておくと便利かもしれません。

・We can definitely work out a good per-unit price.(ご満足いただける単価の提示をお約束しますよ)

definitelyはビジネス英語は「確実に=確約する」という重要な意味を持っています。

ただしここではgood per-unit price.(満足できる単価)をwork out(算出)する、つまりはじき出すということしか約束していない点に注目しましょう。

なんら具体的な期日や数字をdefinitelyしてはいません。これが「交渉」です。