よく使う英文Eメール

images (1)

挨拶
Dear Mr Oda,

フォーマルな英文では、冒頭にDearをつけるのが一般的です。一般的にはDearでしょう。”Dear The first sales department“など、人名以外の部署名などにも使えます。

特定の人・部署ではなく「担当者様」など相手が不特定な場合はToを使うこともあります。

お礼の言葉
Thank you for sending me the E-quote.

「見積書を送っていただきありがとうございます。」

Thank you for sending me … はもっとも使用頻度の高い表現です。送信に対する感謝と、自分が受信・確認したことの報告のふたつの重要な意味を備えています。

初めてメールを出す相手には…
The reason why I am writing this email to you is~

知らない人や企業・団体に初めてメールを送る場合、メールを送る理由や目的を最初に明確にしておく必要があります。

たとえば相手の提供しているサービスや商品に対して質問したい場合は、上記の文章に” I’d like to ask some questions about ~“といった文章が続きます。

 

 

よく使う英文Eメール

images (2)

メールタイトル

私たちは毎日膨大なメールを受信します。その大半はスパムメールですが、そういうメールに限って「お問い合わせの件について」とか「その後の進捗につきまして」といった紛らわしいタイトルが付けられています。

英文Eメールを書く際、間違ってフィルタリングされたりゴミ箱に放り込まれないよう、タイトルにも注意を払わなくてはなりません。

●Regarding your requirement [Ieyasu Tokugawa, EDO Corp,]

タイトル文自体は平凡でも、自分の名前と社名を添えることで先方の見落としやカン違いを防ぐことができます。もちろんフィルタリング対策にもなります。

●Regarding Japan unity project starting next year

プロジェクト名や製品名・型番などの固有名詞を掲げることで相手の意識にとまりやすくなりますし、関係者からのメールであることがわかります。ただしもちろん個人情報や社内機密などを連想させる言葉、メールの内容が第三者に容易に推測されるような言葉はNGです。

 

ビジネス英語のマナー

yjimage (8)

言葉を選びましょう
「わかりません」は英語で何というでしょうか。

“I don’t know“が一般的でしょうが、ビジネス英語でこれを安易に使うのは非常に危険です。

“I don’t know“には、「わかりません」の他に「考えるつもりはありません」「興味がありません」「どうでもいいでしょう」というニュアンスがあります。

飛び込み営業に来た人に対して「担当者はいません」「いつ戻られますか?」「I don’t know」と言えば「お引き取りください」という断りの意味です。

しかし大事な取引先に「ミスター田中と会いたい。彼は何時に戻るのかね?」といわれて、「I don’t know」と答えたら相手はカンカンに怒るでしょう。「I’m not sure」あたりが適切です。

省略形は失礼
「I’d like to~」「I Won’t~」「I’m~」など、英語ではよく「’」による省略形を使います。しかし口語ならともかく、公式な文章でこのような省略形は相手を軽んじていることになります。ビジネス英語では「I would like to」「I will not」「I am」と正式の表現を使いましよう。