英文Eメール作成術

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英語の敬語とは?

英語の敬語とは、過去形などを用いることで表現されます。

たとえば”I want to~”ではなく” I would like to〜”を用いるのはその典型例です。他にも”Can you~”が”Could you~”になったりなどの例があります。

ただしビジネス文章によく使われる文章は限られていますので、文例集などでパターンをひとつひとつ覚えてゆけば自然と身に付いてゆきます。

相手に命令しない・義務を強制しない

私たち日本人がついやってしまいがちなミスです。

たとえば” Please send it by Next Monday.”と書けば、一見プリーズもついているし、相手に命令しているわけでも義務を押し付けたつもりもないと思います。

しかし、相手にとってみれ ば「なぜその期日を守る義務を押し付けられなくてはならないのか」と感じてしまいます。このあたりは欧米人と日本人の国民性・民族性の感性の違いとしか言いようがありません。

プリーズがつこうとつくまいと、その後に”send it”と事実上の強制を受けたと受け止められるのです。こういう場合は” Could you please ~?”や” It would be helpful if you could~”、” I would be very happy if you could~”など、「もしよければ~してくださいませんか?」という相手の自由意思を尊重したお願い形式にすれば角が立ちません。

 

英文Eメール作成術

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英文Eメールの基礎注意事項
「英語にも敬語がある」と言われたら、驚く人もいるのではないでしょうか。

もちろん日本語のような謙譲語・謙遜語など特 別の用語があるわけではありません。しかし言い回しにはちゃんと丁寧な言い方・ぞんざいな言い方といった違いがあるのです。

特に企業間などでやりとりされるビジネスメールには、文法の正確さ以前にいろんな注意事項があります。ビジネスマンが最低限知っておきたい英文Eメールの常識と基礎注意事項についてご説明しましょう。

省略形はNG
“I’m~” ” I’d~”といった省略形は、基本的に口語で用いるもので、文語では使いません。

意味は通じますが、日本人がビジネスシーンで相手から「〇〇っすよね?」 などと言われたら「オレをなめてるのか」と感じるように、相手は文章に敬意や誠意が欠けていると感じるかも知れません。

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お願いをする
Please send me information on ~.

Webサイトや会社案内、パンフレットなど一般公開されている以上の詳細情報について知りたい場合、物理的な郵送・ファイル送信などに関わらず上記のような形で相手にお願いをします。サンプルを送ってほしいような場合もこのパターンが使えます。

報告する
I sent you the invoice yesterday.

「昨日、御社(あなた)宛てに請求書を発送しました」

重要な書類・資料の発送は、郵送の場合は相手に対する到着予告報告となりますし、Eメールの場合は着信確認・不着によるトラブル防止の意味を持ちます。いずれにせよこのように別のメールで念のため報告・確認を行う商習慣は日本と同じです。

結びの言葉
Best regards,

日本語の「よろしくお願いいたします」に相当する言葉です。メールでは一般的によく使われますが、まったく面識のない相手にはふさわしくありません。

Very truly yours,

Very respectfully yours,

このふたつはもっともフォーマルで、なおかつ非日常的にならない程度の表現です。