ビジネス英会話で大切なこと 準備

先回に引き続きビジネス英会話で大切なことや注意すべき点についてお話します。

話す内容は事前に準備しておく
英語による打合せを行う場合、打合せを主催する人が打合せを進めていかなければなりません。このためには打合せをどの様に進めていくか前もって考えておく必要があります。
打合せの議題と打合せスケジュールを考えておき、各議題内容を打合せる為に必要な英語表現を頭に入れておくと良いと思います。
従い、細かい内容までは必要ないのですが、自分が話したい内容について、英語で説明できるように事前に準備しておく必要があると思います。
できれば、打合せアジェンダと話す内容を紙に書いたものを事前に準備すると良いでしょう。
話す時は大きな声で自信をもって
英語での打合せの際は、なるべく大きな声で話すようにしましょう。小さい声で話しをしていると、相手も理解しにくくなりますし、話をしている本人も自信が出てきません。
これは私自身が経験して感じていることですが、大きな声で話しをしていると不思議と自信をもって話ができるような感じがします。
また、大きな声で話すと英語自体がクリアに聞こえますので、聞いている相手も絶対に聞き取り易いと思います。
私は日本語でプレゼンするときも同様に大きな声で話すようにしています。従い、普段から大きな声で話すようにしておくと良いと思います。
理解出来なかったことは確認をする
打合せを行っていると、外国人の英語が聞き取れないことがあります。重要な事でなければ問題ありませんが、重要な事なのに聞き取れない、または理解できなかった発言があった場合は、確認をして理解をするようにしましょう。
重要なことで理解できていないと、あとでトラブルの元になってしまいます。
このことは相手の外国人側にも可能性があります。日本人側は、うまく英語が話せたと思っても、こちら側の伝えたい事を相手側が理解していない事もあります。
従い、相手側が十分に理解できていないようであると感じた場合は、理解が出来ているか確認をするようにしましょう。
日本人同士の会話の際は、相手に断りを入れる
複数の日本人と複数の外国人との打合せの途中において日本人同士で話しをすることが必要になることがあります。重要な判断・決定をする際や回答内容を相談するときなど、日本人同士で話をしたくなるときがあります。
この場合は、打合せ相手に断りを入れてから、日本人同士で話を始めるようにしましょう。
英語で打合せをしていたのに、急に日本人同士で日本語による話を始めると打合せ相手に失礼になります。
この場合は、『Excuse us』または『Let us speak in Japanese』等と言って相手に断ってから話をすると良いでしょう。
相手の外国人側も断りもなく急に自社の会話を始める場合がありますが、私たち日本人が日本語で話しをする場合は、上記のように断ってから話を始めるべきだと思います。
私は初めて海外出張をしたときに、現地駐在員の方に上記のような注意を受けてからは、出来る限り気を使うようにしています。
相手に聞かれてはいけないことを日本語で不用意に話さない
会議中に日本人同士で話をするときは、打合せ相手に聞かれたくないことは話しをしないようにしましょう。
これは相手側の出席者の中に日本語のわかる人が出席している可能性もあるためです。普通なら、相手が外国人だから分からないだろうと考えてしまいがちですが、外国人でも日本語を話すことはできないが、日本語を聴くと少しは内容のわかる人が出席していることがあります。
日本人が英語を話すことは苦手だけど、英語を聞くことが出来る人がいるのと同じです。
日本人との仕事ともなれば日本語の分かる人が担当になっていたり、大学で日本語学科を卒業している人もいたりします。
従い、通常は社内だけで話す必要があることは不用意には言わないようにしましょう。

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