Email 英語のビジネスメール注意点:「添付ファイル(Attachment)」編

本文の他に、参照してもらいたい資料などがある場合は、ファイルを添付します。

ファイル名は相手にもわかりやすいように半角英数にします。

ファイルの大きさはなるべく小さくします。

大きいものは、圧縮したり、いくつかに分けて送信したりしましょう。大きいファイルはサーバーに負担がかかったり、相手のメールボックスが満杯になってしまったりする原因になります。気をつけましょう。

個人情報や、企業の大切な情報は、なるべくメールでのやり取りは避けたほうがよいですが、おくる場合は、パスワードをかけます。パスワードは、別にメールを送りそこに記載します。同じメールに記載してしまうと意味がないので気をつけましょう。

ファイルを添付した場合は、確実に確認してもらうために本文にもその旨を記載(as an attached document)しましょう。

例文:I am sending conference materials as an attached document.(会議資料を添付いたしました。)

また、添付が確認できなかった場合や、不明な点があった場合はご連絡をくださいというような一言も添えておくと親切ですね。

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