ビジネス英語 メールのルール

ビジネス英語のルールには次のようなことがあります。

1.大切な事を最初に書く。
要点を最初に述べてから関連事項を述べるほうが読み手はより短時間で理解することができます。また、分かりやすい件名を付けると何のことかすぐわかり非常に役立ちます。最初に挨拶をする場合は本文のこととなります。

2.誤解をさける書き方をする
多少誤りがあっても相手との信頼関係を築くことができ、要件を足すことができるメールを書くことが大切です。誤りがまったくなくても分かりにくい文やいやな感じを与えるメールでは困ります。文法・語感的にネィティブが読めば変という部分はあっても、メッセージ全体が分かりやすいことが大切です。

3.メッセージの伝わり方にも配慮する。
文法的にあっている表現でも相手が不快に思うこともあり得ます。読み手にどのようにメッセージがどのように伝わるのかについても考えることが大切です。

4.文章は簡潔に。
良く考えなくては理解できない文章はビジネス・ライティングには不向きです。むしろ、大切なことは最初のほうに延べあまり良く読まなくても分かる書き方が理想的です。

5.1つのEメールに1つの要件。
特別な事情・目的がある場合をのぞき、基本的には1つのEメールで1つの要件が理想的です。また、件名から要件が分かればあとでEメールを探すのが楽です。

6.分かりやすい件名を付ける。
件名で要件を足すことができるなら、それにこしたことはありません。但し、ネガティブな内容や気を使わなくてはならない状況では件名だけで要件をすますのは得策ではありません。もしかしたら本文を読んでくれない可能性もあるからです。

7.チェックすれば直せる誤りはできるだけ直すこと。
ネィティブ・スピーカーが書く文にもスペルミスなどの簡単な誤りがあることがありますが、チェックすれば直せる誤りは極力減らすという気持が大切です。スペルチェック機能を使うと大変便利です。

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