ビジネス英語 メールのルールとNGなこと

ビジネス英語メールには次のようなルールがります。

8.全角文字が入らないようにすること。
日本語対応のコンピューター以外では日本語の表示ができません。英文Eメールを書くときは記号やスペースなども全角は使うべきではありません。スペルチェック機能がうまく働かなくなることも考えられます。

9.送り手の名前を明確に。
Eメールアドレスを見れば、送信者が分かることもあります。それでも、フォーマルな英文Eメールで自分の名前を省くことはまずありません。親しい友人にも自分の名前を付けておくのが普通です。ファーストネームだけで名前が書いてある場合は、ファーストネームで呼んでも良いというメッセージもあります。

10.ローマ字表記は英語読みではない。
普通の英米人にとっては日本語のローマ字の読み方は難しいものです。例えば、私の名前は Tsuchiya ですが、アナウンスなどで呼び出される場合は必ず少し沈黙があり、それからツァチャイヤ と呼び出されることがほとんどでした。英語のスペルでは”u”は”cut”のように「ア」、”i”は「アイ」とも「イ」とも読みます。このような事を考えて、英語のスペル式に自分の名前の読み方を説明してあげると英語話者にとってずっと読みやすくなるはずです。

そして次のようなことはNGです。
1.威圧的な書き方をすること。
表現は柔らかめが好ましいです。数回警告した後も改善が見られない場合は相手を責めたり謝罪を求めるより、どのようなアクション取るかを具体的にします。

2.相手を持ち上げすぎること。
普段から相手を持ち上げる表現を使っていると、そのようなやりとり自体が上と下という関係を作ってしまうことがあります。

3.表現にこること。
文学的文章とビジネス文書では考え方がかなり異なります。一般にビジネス文書では要点や重要事項は先に書くことが良しとされますが、小説やジョークでも要点を先に書いてしまっては台無しです。また、ジョークのように最後になってやっと落ちが分かるビジネス文書はもどかしく感じられることと思います。目的に合わせて書き方や文章のスタイルを変えることが大切です。

4.説得力をもたせる方法:

相手との信頼関係がない場合は語気を強くして相手に何かをしてもらうという方法は使えません。

5.事情を説明する。
何かを頼む場合などは、背景を説明して相手が自然とそうするような形で説得できると良い。

6.相手にとってのメリットを説明する。
それをすると相手にどのようなメリット・報酬などがあるのかを具体的にすると良い。
-具体的なアクションを掲示する。
例えば支払い要求の場合は「いつまでに支払いがないと法的手段を取る」などと要求が満たされない時、どのようにするかを具体的にする。書き始めるためのコツ:
メールや手紙を書き始める事は日本語でも難しいことです。どうやって書こうなどと思っているうちに時間がたってしまうことも多いです。もし、書き出しの仕方にとまどう事があるようでしたら、以下の方法を使って下さい。

http://www.alse-net.com/column/email.htm

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