ビジネス英語 書式

ビジネス英語メールは次のような書式がおすすめです。
英文Eメールの書式:

基本は三部構成
-最初の挨拶
-本文
-最後の挨拶

※実際の英文Eメールを見てみると最初・最後の挨拶などなく、本文だけのものも多いです。既に知っている相手に対しては、特別な事情がないかぎりは(例:返事が遅れたなど)、あまり気にしなくても良いかもしれません。でも、本文だけのEメールでは人間関係を築いて行くのは難しいかもしれません。挨拶は仕事に直接関係ないかもしれませんが、ちょっとリラックスしたメッセージなど(週末にしたことなど)を書くのもとても良いことです。

英文Eメールの書式

レイアウトサンプル

件名:○○○○○

冒頭礼辞

本文○○○○○○○○○○○○○○○○○○
○○. ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○. ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○. ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○

○○○○○○.

結辞

名前
英文Eメールの構成要素:

件名
例:Your computer
※英文Eメールでは件名に入れる事で 「~について」の意味があるため about などは付ける必要はないとされています。

冒頭礼辞
例:
Dear Sir/Madam:
Dr. Abe,
Mr. Tanaka:
Ms. Smith,
Lisa,
※ビジネスレターの形式にならい Dear を付ける事もありますが、英文Eメールでは何も付けないこともあるようです。また、名前の後にはコロン :  かカンマ , を付けます。
※相手の名前がが分からない時 Dear Sir, などとしますが、現在は男女の両方を示す意味で Madam も加えるのが一般的です。
※女性の敬称 Ms. は既婚未婚に関わらずよく使われています。中にはMrs. や Miss を付けられるのを嫌う女性もいるので、ビジネスではMsを使っておくほうが良いです。
※博士号を持っている人に対しては男女を問わず Dr. を付けるのが普通です。
※コロン : と セミコロン ;  は別の物です。冒頭例示につけるのはコロン : またはカンマ ,  なので注意してください。
※敬称.は苗字に付け使います。ファーストネームを使う時は何もつけません。ビジネスでもファーストネームだけで呼び合うこともあります。親しい雰囲気のほうが仕事の話しもうまく行くのかもしれません。

結辞/結びの言葉:
例:
Regards, (カジュアル)
Sincerely, (少しフォーマル)
Respectfully, (フォーマル)
※カンマ , を付ける点に注意してください。
Regards, はカジュアルとされていますが、ビジネス上での英文Eメールで最も多く使われている結辞です。あまりかたい結辞は英文Eメールでは使わないようにと指摘している本もあります。また、省略されている事もあります。

 

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