英文Eメールライティング

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誤りの多いポイント:
-Following と as follows の使い方
名詞として
following 「以下(の文)」
例:I’d like to know the following.
例:Please refer to the following.
箇条書きの例:
I’d like to know the following:
Are there any rooms equipped with a facsimile?
Are there computers available for guests to use?
By when should we make reservations?

形容詞として
例:the following month

as follows「次の通りです」
例:The reasons are as follows.
例:The results are as follows: First was John, then Bill, then Mark.
リストする時や箇条書きなどに使うことができます。-look forward to
例: We look forward to working with you.
to の後には名詞か動詞の ing 形を入れます。不定詞の”to”ではありません。

-前置詞抜け
英語の動詞は使われる形が決まっています。例:think about とするなど。誤ってもほとんどの場合は通じると思われますが、良く使う表現は覚えておくと良いです。
例:I’ll think about this plan. ← think about とします。
例:We talked about the matter. ← talk about とします。
例:I will reply to your question for Mr. Saito. ← reply to とします。

-余分な前置詞
日本語から考えると余分な前置詞を付けてしまいやすい単語です。
例:We discussed the project. ← discuss には about は付けません。
例:She described the man. ← describe には about は付けません。

英文Eメールライティング

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受身形が一般的な表現
「(人が)転勤する」と「(人が)昇進する」は受身形で表現するのが一般的です。というのは、もともと「転勤させる」と「昇進させる」の意味だからです。
例:I was transferred to the Osaka office. ←「転勤する」
例:Jim got promoted to manager. ←「昇進する」

-形容詞として使われる動詞の過去分詞
文法問題などにも良く出る interested/interesting のどちらが正しいかというポイントです。
例:interested, surprised, tired, bored, excited, satisfied
例:I’m interested in the plan.
もともと”interest”は「興味を持たせる」という意味の動詞です。
例:The plan interests me.
という形から受身形で表現することが普通になったと考えれば、どうして be interested で「興味を持つ(興味を持たされる)」という意味になるのかが分かります。
ですから、I’m interesting in the plan. とすることはできません。

“ed”形があるということは、当然”ing”形もあります。
例:interesting, surprising, tiring, boring, exciting
The book is interesting. は正しい文です。「その本は人を面白がらせる」という意味になります。でも、The book is interested. とすることはできません。

 

英文Eメールライティング

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主語を尋ねる疑問文
“He” got the information from Mr. Lee. ←”He”を”Who”に変え文末に”?”を付ける。
→Who got the information from Mr. Lee?
主語なので主語と動詞の順番の入れ替えもありません。

“from”の目的語を尋ねる疑問文
He got the information from “Mr. Lee”. ←”Mr. Lee”を”Who”に変え文頭持って行き疑問文の形にする。
→Who did he get the information from?
※From whom did he get the information? という形の疑問文は現在は一般的ではありません。

間接疑問文
I’d like to know + Who did he get the information from? ←後ろの疑問文は”who”を小文字して”did”を取り”get”を過去形にして”?”を取る。
→I’d like to know who he got the information from.
※主節が疑問形の時は”?”を文末に付ける。
→Do you know who he got the information from?

受け身:
-受身形の目的:
「何かをしなくてはならない。」という日本語表現には以下の2つの英訳が考えられます。
例: Something has to be done.
例:We have to do something.
受身形の表現は能動形の文と比べると主語がない点がことなります。もちろん、by us などと付けることもできますが、省略することもできます。(省略しないなら能動形で書くことが普通です。)
・客観性:受身形のほうが”I/You/We”などと人を主語にしないため客観的な感じがします。
・主語を隠す:あえて誰がすると表現したくないときなどに便利です。
・焦点を当てる:話しの都合上、(能動形の)目的語に焦点を当てたい場合などに便利です。

 

英文Eメールライティング

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英文Eメールライティングの注意事項-文法編

英語にあって日本語にないもの:

・数えられるか数えられないか
数えられる名詞:どれが1つと意識できるもの
例:pen, dog, country, lesson, company, month
※数えられる名詞の場合は単数形か複数形のどちらにするかも考えなくてはなりません。
数えられない名詞:1つを取り出すことができない。または総称的に使われる名詞。
例:water, coffee, air, furniture, equipment, work

・冠詞
“a/an”を使う時
1つある場合は数えられる名詞は冠詞の”a/an”を付けます。二つ以上ある場合は複数形にします。最初に話題に出す時に使われます。
例:a document / documents
例:I bought a computer.

“the”を使う時
“the”が付くということは、どれか特定のものを指すことを意味します。指さしている感覚に似ています。

例:Do you like the computer?
例えば、前の文からの流れで the computer というのは「あなたが買ったコンピューター」のことを指しているということを示すために the を付けます。

例:”Look at the clock.”
部屋に1つしか時計がない場合は上のようにしてもどの時計のことかが分かります。疑問文の作り方:
例:He got the information from Mr. Lee.
目的語を尋ねる疑問文
He got “the information” from Mr. Lee.←”the information”を”What”に変え文を疑問文の形(主語と動詞の順を入れ替え、”?”を付ける)にする。
→What did he get from Mr. Lee?

ビジネス英語 表現

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意志の有無(きつい表現とやわらかい表現):

英語表現の考え方を理解する際、主体となる人の意志の有無という考え方が参考になります。例えば、see と look の違いもこの積極性の違いから生まれます。I can see you from here. は「見える」の意味で積極的意志はないのに「見える」という意味になります。それに対して Look at that. は「あれを見ろ」の意味で、あれに注意を向けろ、という意味が含まれます。このような考え方が他の表現の中にもあります。

例えば「私達はそれを断ります。」などと言う場合も、
例:We refuse your offer. ←「断ります。」という意志が表現されています。
例:We will have to refuse your offer because our budget is limited. ←「断ることはやむを得ない」という意味で私達の意志とは関係のないところに原因があるというニュアンスになっています。

などのような表現が考えられます。どちらがきつい表現か考えてみて下さい。状況によってもどのような表現が適切かは異なりますが、特にきつい表現が必要ない場合は使わないほうが良いでしょう。

例:We will have to take legal action unless we receive the payment by October 15th.
このように法的手段に訴えなくてはならないのは、私達の意志ではありません。という表現を使うことも良くあります。

例: We will close the factory.
→「私達は工場を閉鎖します。」一方的に通告する感じです。
例: We would like to close the factory.
→「私達は工場を閉鎖したいです。」、「~したい」という表現は相手の反応を待つ感じがあります。もう閉鎖することが決まっていて議論の余地がないならこの表現は避けるほうが良いです。
例: Unfortunately, we will have to close the factory.
→「残念ながら、私達は工場を閉鎖しなくてはならなくなるでしょう。」柔らかい表現ですが、工場を閉鎖するのはやむを得ないという感じになります。

良い表現をしたからと言って相手の理解が得られるとは限りませんが、必要以上に相手の反感を買うことはさけるべきです。

 

ビジネス英語 表現

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文の主人公:

例: I enjoyed my summer vacation.
「(私は)夏休みを楽しんだ」などと言いたい場合は”I”を主語にします。
※ My summer vacation was enjoyable. よりもずっと楽しんだように聞こえます。

自分のことを言う場合は”I”を主語に
例:I went to Disney Land with my family.
※ My family including me went to Disney Land. は不自然です。
※”My family went to Disney Land.”は「私の家族はディズニーランドに行きました。」の意味になりますが、”I”は含まれていません。

いきなり”we”を使ってもかまいません。
例:We went to Disney Land.

このように”we”とすると「誰かと行った」ということをほのめかします。意図的に”we”を主語に使い、相手を少し悩ませることもできます。読み手が”I”の生活パターンや家族構成を分かっている場合は適切な判断をします。
依頼表現:

日本語では「どうか~していただきたくお願いいたします。」という具合に言葉自体を強くして説得力を持たせるという考え方をするように思いますが、英語ではこの考え方はあまりしません。英語では相手に何かを強く求める表現を使うとむしろ強要しているような感じにうけとられることがあり、かえってマイナスなこともあります。具体的に事情・背景などを説明して相手が自然にそうしてくれるような書き方が理想です。依頼の場合だけでなく何かを断る場合にも事情説明を付けるとつっけんどんな感じがなくなります。

例:May I borrow twenty dollars from you? I have to go to my sister’s wedding tomorrow, but the bank is closed.
※Don’t ask me anything. Just lend me twenty dollars.
という表現は相手との信頼関係がなければまったく説得力を持ちません。

例:Please send us the report by September 27th, because we need it for our presentation.

ビジネス英語 表現

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英文Eメールライティングの注意事項-表現編

挨拶:

英文Eメールでは会話表現が多く使われます。知り合いにはまるで会話のように”Hi!”などと始めることもあります。How was your weekend? などと尋ねられたら、答えることも大切です。知り合いに対しての英文Eメール
Hi!
How are you?
How’s your work?
How was your weekend?

初めての人に
My name is John White, and I am a researcher at HWC.
※初めての人に対しては自己紹介やEメールの目的の説明などから始めることが多いです。

英語にしにくい日本語表現:

自分の言いたいことを英語にする際は、日本的な表現、慣用表現に気を付けて下さい。訳しても通じないか誤解されることがありえるからです。

「いつもお世話になっております。」
直訳: You have always been taking good care of me.
※とても不自然です。

「いつもお世話になっております。」という表現は非常に日本語的な表現なので訳すことはできません。他の表現に置き換えるしかありません。
例: It’s nice to hear from you again.
例: Thanks for your email of July 25.

例:「お忙しいところ申し訳ございませんが、9時すぎからの会議に出席お願いできないでしょうか?」
直訳: I understand that you are busy, I’m sorry but please attend the meeting from 9:00.
※”I’m sorry”は必要ないです。

例:「明日までに返事がないときは、お電話します。」
直訳: If there isn’t your response by tomorrow, I’ll call you.
日本語を訳すと”there isn’t …”ですが、ここではこの表現は使えません。
If you don’t give me a reply / If I don’t receive any response from you などと人を主語にする表現を使います。

※ there is / are ~ の後は”the”や所有格を付けません。
There is your car. / There is the house. という使い方はできません。

ビジネス英語 書式

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ビジネス英語メールは次のような書式がおすすめです。
英文Eメールの書式:

基本は三部構成
-最初の挨拶
-本文
-最後の挨拶

※実際の英文Eメールを見てみると最初・最後の挨拶などなく、本文だけのものも多いです。既に知っている相手に対しては、特別な事情がないかぎりは(例:返事が遅れたなど)、あまり気にしなくても良いかもしれません。でも、本文だけのEメールでは人間関係を築いて行くのは難しいかもしれません。挨拶は仕事に直接関係ないかもしれませんが、ちょっとリラックスしたメッセージなど(週末にしたことなど)を書くのもとても良いことです。

英文Eメールの書式

レイアウトサンプル

件名:○○○○○

冒頭礼辞

本文○○○○○○○○○○○○○○○○○○
○○. ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○. ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○. ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○

○○○○○○.

結辞

名前
英文Eメールの構成要素:

件名
例:Your computer
※英文Eメールでは件名に入れる事で 「~について」の意味があるため about などは付ける必要はないとされています。

冒頭礼辞
例:
Dear Sir/Madam:
Dr. Abe,
Mr. Tanaka:
Ms. Smith,
Lisa,
※ビジネスレターの形式にならい Dear を付ける事もありますが、英文Eメールでは何も付けないこともあるようです。また、名前の後にはコロン :  かカンマ , を付けます。
※相手の名前がが分からない時 Dear Sir, などとしますが、現在は男女の両方を示す意味で Madam も加えるのが一般的です。
※女性の敬称 Ms. は既婚未婚に関わらずよく使われています。中にはMrs. や Miss を付けられるのを嫌う女性もいるので、ビジネスではMsを使っておくほうが良いです。
※博士号を持っている人に対しては男女を問わず Dr. を付けるのが普通です。
※コロン : と セミコロン ;  は別の物です。冒頭例示につけるのはコロン : またはカンマ ,  なので注意してください。
※敬称.は苗字に付け使います。ファーストネームを使う時は何もつけません。ビジネスでもファーストネームだけで呼び合うこともあります。親しい雰囲気のほうが仕事の話しもうまく行くのかもしれません。

結辞/結びの言葉:
例:
Regards, (カジュアル)
Sincerely, (少しフォーマル)
Respectfully, (フォーマル)
※カンマ , を付ける点に注意してください。
Regards, はカジュアルとされていますが、ビジネス上での英文Eメールで最も多く使われている結辞です。あまりかたい結辞は英文Eメールでは使わないようにと指摘している本もあります。また、省略されている事もあります。

 

ビジネス英語 メールのルールとNGなこと

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ビジネス英語メールには次のようなルールがります。

8.全角文字が入らないようにすること。
日本語対応のコンピューター以外では日本語の表示ができません。英文Eメールを書くときは記号やスペースなども全角は使うべきではありません。スペルチェック機能がうまく働かなくなることも考えられます。

9.送り手の名前を明確に。
Eメールアドレスを見れば、送信者が分かることもあります。それでも、フォーマルな英文Eメールで自分の名前を省くことはまずありません。親しい友人にも自分の名前を付けておくのが普通です。ファーストネームだけで名前が書いてある場合は、ファーストネームで呼んでも良いというメッセージもあります。

10.ローマ字表記は英語読みではない。
普通の英米人にとっては日本語のローマ字の読み方は難しいものです。例えば、私の名前は Tsuchiya ですが、アナウンスなどで呼び出される場合は必ず少し沈黙があり、それからツァチャイヤ と呼び出されることがほとんどでした。英語のスペルでは”u”は”cut”のように「ア」、”i”は「アイ」とも「イ」とも読みます。このような事を考えて、英語のスペル式に自分の名前の読み方を説明してあげると英語話者にとってずっと読みやすくなるはずです。

そして次のようなことはNGです。
1.威圧的な書き方をすること。
表現は柔らかめが好ましいです。数回警告した後も改善が見られない場合は相手を責めたり謝罪を求めるより、どのようなアクション取るかを具体的にします。

2.相手を持ち上げすぎること。
普段から相手を持ち上げる表現を使っていると、そのようなやりとり自体が上と下という関係を作ってしまうことがあります。

3.表現にこること。
文学的文章とビジネス文書では考え方がかなり異なります。一般にビジネス文書では要点や重要事項は先に書くことが良しとされますが、小説やジョークでも要点を先に書いてしまっては台無しです。また、ジョークのように最後になってやっと落ちが分かるビジネス文書はもどかしく感じられることと思います。目的に合わせて書き方や文章のスタイルを変えることが大切です。

4.説得力をもたせる方法:

相手との信頼関係がない場合は語気を強くして相手に何かをしてもらうという方法は使えません。

5.事情を説明する。
何かを頼む場合などは、背景を説明して相手が自然とそうするような形で説得できると良い。

6.相手にとってのメリットを説明する。
それをすると相手にどのようなメリット・報酬などがあるのかを具体的にすると良い。
-具体的なアクションを掲示する。
例えば支払い要求の場合は「いつまでに支払いがないと法的手段を取る」などと要求が満たされない時、どのようにするかを具体的にする。書き始めるためのコツ:
メールや手紙を書き始める事は日本語でも難しいことです。どうやって書こうなどと思っているうちに時間がたってしまうことも多いです。もし、書き出しの仕方にとまどう事があるようでしたら、以下の方法を使って下さい。

http://www.alse-net.com/column/email.htm

ビジネス英語 メールのルール

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ビジネス英語のルールには次のようなことがあります。

1.大切な事を最初に書く。
要点を最初に述べてから関連事項を述べるほうが読み手はより短時間で理解することができます。また、分かりやすい件名を付けると何のことかすぐわかり非常に役立ちます。最初に挨拶をする場合は本文のこととなります。

2.誤解をさける書き方をする
多少誤りがあっても相手との信頼関係を築くことができ、要件を足すことができるメールを書くことが大切です。誤りがまったくなくても分かりにくい文やいやな感じを与えるメールでは困ります。文法・語感的にネィティブが読めば変という部分はあっても、メッセージ全体が分かりやすいことが大切です。

3.メッセージの伝わり方にも配慮する。
文法的にあっている表現でも相手が不快に思うこともあり得ます。読み手にどのようにメッセージがどのように伝わるのかについても考えることが大切です。

4.文章は簡潔に。
良く考えなくては理解できない文章はビジネス・ライティングには不向きです。むしろ、大切なことは最初のほうに延べあまり良く読まなくても分かる書き方が理想的です。

5.1つのEメールに1つの要件。
特別な事情・目的がある場合をのぞき、基本的には1つのEメールで1つの要件が理想的です。また、件名から要件が分かればあとでEメールを探すのが楽です。

6.分かりやすい件名を付ける。
件名で要件を足すことができるなら、それにこしたことはありません。但し、ネガティブな内容や気を使わなくてはならない状況では件名だけで要件をすますのは得策ではありません。もしかしたら本文を読んでくれない可能性もあるからです。

7.チェックすれば直せる誤りはできるだけ直すこと。
ネィティブ・スピーカーが書く文にもスペルミスなどの簡単な誤りがあることがありますが、チェックすれば直せる誤りは極力減らすという気持が大切です。スペルチェック機能を使うと大変便利です。